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在Excel中，数据清单是由一组相关数据的一系列工作表行组成的。Excel对数据清单的管理如同管理一个数据库，数据清单的行等价于数据库的记录，行标题等价于记录名；数据清单的列相当于数据库的字段，列标题相当于字段名。
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Excel 2003提供了大量功能可方便的管理和分析数据清单中的数据。但应用时，要遵循如下准则。
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.在数据清单的第一行创建列标题，其字体、格式、图案等应与下面的数据相区别；
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在Excel 2003中创建数据清单，可采用输入的方法向行和列中逐个输入数据，但非常烦琐且易于出错，通常使用记录单辅助用户向清单中输入数据，方便又快捷。
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（1）选择“数据”→“记录单”命令，打开下图所示对话框，其中显示出第一条记录和总记录数。
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（2）单击“新建”按钮可清除对话框中所有的记录，以便输入新记录。
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（3）在每个字段文本框中输入数据时，按Tab键可向下移动，按Shift+Tab组合键向上移动。
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（4）每输完一条，按Enter键或单击“新建”按钮输入下一条记录，新建的记录显示在记录清单的末尾。
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在记录单对话框中，除了可输入新记录外，还可使用其他按钮做如下操作。
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（3）“上一条”和“下一条”：在已有记录中移动，实现数据浏览。
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（4）条件：通过在一个或多个字段中输入条件表达式来查找匹配的记录。
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