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文档格式化工作是指对文档外观的一种处理。Word允许在字符级、段落级和文档级上改变格式。
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字符级排版是指字符格式设置，如文章的标题、正文采用什么字体、字号、颜色等，是否加粗等。段落级排版指的是段落缩进、段／行间距、段的对齐方式等，如每个段落的首行是不是要空两个字符，首字符是否下沉等。文档级排版与前两者相比更为重要，因为它直接影响到文档的打印效果。
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字符级排版主要是对字体、字符间距以及文字效果进行设置。通过设置汉字、字母、数字或符号的格式，使文档重点突出、式样美观，从而便于阅读。
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字符的格式设置包括字体、字形、大小、颜色和字符间距等多项内容。字体是指文字的样式，字号是指文字的大小。例如，普通中文图书正文编排采用五号、宋体。可以通过设置字形使文字醒目，例如文字加粗、倾斜或加下划线。字符格式设置可采用菜单命令或工具栏两种方法进行。
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使用菜单命令设置方法：选定待设置格式的文字，选择“格式”→“字体”命令，打开下图（a）所示的对话框，选择“字体”/“字符间距”/“文字”选项卡，选择合适的字体、字形和字号，字体颜色、下划线、上下标、字符间距等，单击“确定”按钮关闭对话框，即可在文档窗口上看到设置的效果。
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使用工具栏设置是指选定待设置格式的文字，然后从上图（b）所示列表框中选择字体或字号，或单击相应的工具按钮的操作方法。例如，使用工具栏进行如下设置：
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①改变字形：单击 或 按钮使选定的文字加粗且倾斜显示。如果窗口上没有显示格式工具按钮，只需选择“视图”→“工具栏”→“格式”命令即可打开格式工具栏。
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②改变文字的颜色：单击 右侧的下三角按钮，从下拉的“颜色列表”中选择需要的颜色。
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③字符底纹和边框：使用格式工具栏上的 字符边框、 字符底纹按钮，可以给文本加上边框和底纹。
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④字符的缩放：使用Word的字符缩放功能，可使文字变“胖”或变“瘦”。在选择需要缩放的文本后，单击格式工具栏上 字符缩放按钮旁边的下三角，从弹出的下拉列表中选择合适的缩放比例；或单击“其他”按钮打开对话框，从中选择或输入一个缩放比例。当缩放比大于100%时，字符变“胖”；当缩放比小于100%时，字符变“瘦”。
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可以把一段字符的格式快速应用到另一段字符上，这样能够提高编排文章的效率。复制的方法是选定具有要复制格式的文本，单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，然后移动鼠标到待格式化的文本开始处，按住鼠标左键拖动鼠标，到达待格式化的文本末尾时松开鼠标。
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注意：若要将选定格式复制到多个位置，可双击格式刷按钮 ，然后依次拖刷待格式化的文本，复制完毕后再次单击此按钮或按Esc键。
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查看字符格式的方法是在主菜单中选择“格式”→“显示格式”命令或选择“帮助”→“这是什么”命令或按Shift+F1组合键，待鼠标指针变成左箭头右问号的形状后，移动鼠标到要查看格式的字符上单击，即可看到字符格式信息。单击窗口右上角的“关闭”按钮可关闭“显示格式”任务窗口。
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段落是指两个回车键之间的内容，是文字、图形、对象或其他项目的集合。在输入和编辑Word文档时，每按一次回车键，就表明开始了一个新段落，系统自动在前一个段落的末尾显示一个弯曲的箭头“ ”，被称为“段落标记”。
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利用段落的格式化工具可以调整段落的行间距、缩进、对齐方式、边框、底纹等，从而使文档的外观引人入胜。另外，在Word中按Shift+Enter组合键可以立即换行，但此时不开始新的段落，将出现一个“软回车”符“ ”。
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段落缩进是指段落与左、右页边距的距离，主要包括首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进。在Word窗口的水平标尺上分别显示了缩进标记，如下图所示。注：如果看不到水平标尺，可选择“视图”→“标尺”命令。各类缩进的含义如下：
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.首行缩进：指段落的第一行相对于左页边距向右缩进的距离，如首行空两个字符；
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.悬挂缩进：指段落除第一行外，其余各行相对于左边界向右缩进的距离；
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（1）使用标尺设置段落缩进。选择整个段落或将插入点置于段落开头或段落内的任意位置上，然后将水平标尺上的相应缩进标记拖动到所需位置上。
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（2）菜单命令设置段落缩进。选择整个段落或将插入点置于段落开头或段落内的任意位置上，选择“格式”→“段落”命令，在“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡，如下图所示。在“特殊格式”下拉列表中选择“首行缩进”或“悬挂缩进”选项，在“度量值”微调框中设置缩进量（在预览图中会显示设置效果）。在“缩进”区域的“左”、“右”微调框中设置左、右缩进量，输入负值可使文字出现在页边距中。单击“确定”按钮关闭对话框。
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段落间距决定了段落前后的间距，如果需要改变多个段落的间距，可以通过增加这些段落前后间距、前间距或后间距实现。
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行距决定了段落中各行之间的垂直间距，即一行文字底部到下一行文字顶部的间距量。
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改变行距或段落间距的方法是选定要更改其行距或段落间距的段落，选择“格式”→“段落”命令，在打开的对话框中选择“缩进和间距”选项卡。若要改变行距，则在“行距”下拉列表中选择所需的选项；若要增加各个段落的前后间距，则在“段前”或“段后”微调框中输入所需的间距。单击“确定”按钮即可。
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水平对齐方式决定段落边缘外观和方向，包括左对齐、右对齐、居中或两端对齐。例如，在左对齐的段落中，段落的左端与左页边距对齐。两端对齐是指调整文字的水平间距，使其均匀分布在左右页边距之间。分散对齐可使文字两侧具有整齐的边缘。
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垂直对齐方式决定了段落相对于上页边距和下页边距的位置。在某些情况下，这项功能很有用处。例如，在创建标题页时，能够在页面顶部或中央精确定位文本，或者调整段落使其在页面的垂直方向上均匀分布。
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（1）改变水平方向对齐：选中要对齐的文本，单击 按钮使文本两端对齐，单击 按钮使文本居中对齐，单击 按钮使文本右对齐，单击 按钮使文本分散对齐。
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（2）改变文本的垂直对齐方式：选择“文件”→“页面设置”命令，在打开的对话框中选择“版式”选项卡，在“垂直对齐方式”下拉列表中选择所需的选项（如果需要有关某个选项的帮助，请单击问号按钮，然后单击该选项）。
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有时用户需要将某些段落放在同一页上，或希望在段中不要分页，或者控制孤行（例如，某段落在断开后在下一页的开始处仅有该段的一行文本）。对于这些情况，可使用“段落”对话框中“换行和分页”选项卡中的某些选项来控制段落的完整性。
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有时为了强调文档中某些重要的段落、文字，需要给这些段落、文字添加上边框或底纹，给用户一种很醒目的感觉。
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可以通过单击“格式”工具栏中的字符边框按钮 ，给文本添加简单的单线边框。如果想给选定的文本添加其他样式的边框，可用下面的方法来实现：
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（2）选择“格式”→“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，选择“边框”选项卡。如下图（a）所示。
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（3）分别在“设置”、“线型”、“颜色”、“宽度”选项区中选择一种需要的边框样式。
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（4）在“应用于”下拉列表中选择“文字”选项，单击“确定”按钮完成。
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如果要取消已经设置好的边框线，在“线型”列表框中选择“无边框”选项即可。
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设置文本底纹的方法和设置文本边框的方法基本一样，在“边框和底纹”对话框的“底纹”选项卡中进行相应的设置。
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（1）将光标放在页面的任一位置处，选择“格式”→“边框和底纹”命令，在弹出的“边框和底纹”对话框中选择“页面边框”选项卡。如上图（b）所示。
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（2）根据要求分别在“设置”、“线型”、“颜色”、“宽度”、“艺术型”选项区中进行选择，完成页面边框样式的设置。
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（3）在“应用于”下拉列表中选择“整篇文档”，或根据需求选择其他选项，如上图（b）所示。单击“确定”按钮完成。
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水印可以是文字或图形，出现在文档正文的上方和下方。例如，使用水印将某图形（如某个大学的标志等）或文字（如“机密”字样等）淡淡地显示在文档背景中。
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若被设置为水印效果的文本或图形放置在页眉和页脚视图内，这时不论它们被放置在页面的何处，都可以被正确显示和打印在每一个文档页上。
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插入水印的方法是选择“格式”→“背景”→“水印”命令。
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删除水印的方法是从页眉或页脚视图将其删除。在页眉或页脚区中选定要删除的文字或图形，然后按Delete键。
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所谓样式，就是系统或用户定义并保存的一系列排版格式，包括字体、段落的对齐方式和缩进等。重复地设置各个段落的格式不仅繁琐，而且很难保证几个段落的格式完全相同。除了使用上面介绍的“格式刷”工具以外，还可以使用样式。这样不仅可以轻松快捷地编排具有统一格式的段落，而且可以使文档段落格式严格保持一致。
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样式实际是一种排版格式指令，因此在编写一篇文档时，可以先将文档中要用到的各种样式分别加以定义，然后使之应用于其他各个段落之上。Word 2003预定义了标准样式，如果用户有特殊要求，也可以根据自己的需要修改标准或重新定制样式。
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模板是Word 2003中采用dot为扩展名的特殊文档，它由多个特定的样式组合而成，能为用户提供一种预先设置好的最终文档外观框架，也允许用户加入自己的信息。新建一个文档时，用户可以选择系统提供的模板建立文档。用户也可以自建一个新的模板。
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当用户自己创建好一个文档后，若要保存为模板，只要在“另存为”对话框中选择保存类型为“文档模板（*.dot）”就可以了。使用模板的方法在如何创建一个空白文档时已经介绍，这里不再赘述。
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（1）创建样式的方法：选择文档中希望包含样式的文字或段落，设置字体、段落的对齐方式、缩进等格式。单击格式工具栏中的格式窗口按钮 ，在任务窗口显示此处的格式列表，并用蓝色线条框显示，如下图所示。然后单击“新样式”按钮，在弹出的对话框中给这个样式命名并单击“确定”按钮，这样就创建了一个新样式。
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除了上述的创建方式外，还可以通过选择“格式”→“样式和格式”命令创建。
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（2）样式的应用：先打开任务窗口中的样式和格式窗口，将插入点定位在要应用样式的段落中，在任务窗口中的列表中选择要采用的样式，这样所选的段落就按样式的格式重新排版。
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Word 2003可根据文章章节的标题样式自动生成目录，这样可以使目录的制作变得非常简便，而且在文档发生了改变后，可以利用更新目录的功能适应文档的变化。通过目录阅读和查找文章内容也很方便，只要按住Ctrl键单击目录中的某一章节就会直接跳转到该页。
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在自动生成目录之前，应对文档进行一些非常必要的格式设置，即用户要把文档中各个章节的标题按级别的高低分别设置成Word 2003内置的不同标题样式。
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自动生成目录方法：将插入点定位到文档的首部（即目录的插入处），再依次选择“插入”→“引用”→“索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，如下图所示。然后按要求设置是否显示页码、页码是否右对齐以及制表符前导符的样式。最后单击“确定”按钮，即可自动生成目录。
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如果文档经过编辑修改后，如增、删及修改了某部分章节标题及正文的内容，以及章节所在的页码发生了变动，需要更新目录。
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目录更新方法：用户只要在目录部分右击，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令，则可按新的内容更新目录的章节顺序和所在页码。
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在段落前面添加项目符号和编号，不仅可以使内容更加醒目，而且还使文章更有条理性。在添加项目符号和编号后，无论用户是插入还是删除段落，Word 2003会重新对段落进行编号。
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在选中段落后，选择“格式”→“项目符号和编号”命令，在弹出的“项目符号和编号”对话框中进行设置，如下图所示。
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还可以在格式工具栏中单击相应的 和 按钮。当用户对Word 2003所提供的项目符号和编号不满意时，可以在对话框中单击“自定义”按钮，设置满足用户要求的符号或编号。
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在对话框中的“编号”选项卡中有两个单选项，用户在使用时要多加注意：是对段落重新编号，还是继续前面的列表进行编号。
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多级符号是在段落的编号中再设置下一级的编号。在打开的“项目符号和编号”对话框中选择“多级符号”选项卡可设置多级符号。如果Word 2003提供的多级符号不符合用户的要求，可以单击“自定义”按钮，在弹出的“自定义多级符号列表”对话框中按照用户的要求进行设置，如下图所示。设置的步骤是从高级别到低级别逐级设置。此外，在多级符号使用中，用户可以用Tab键降低编号的级别，用Shift+Tab组合键提升编号的级别。
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页面的布局设计直接影响文档展现在人们视觉上的效果。Word页面设置提供相关功能用于调整预览效果与最终期望的输出时视觉效果之间的差距，以达到理想的打印结果。
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文档的页面结构如下图所示。为了使文档更加美观、具有良好的视觉效果，Word提供的各种布局调整功能如下所述。
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（1）设置纸张大小。Word提供了多种预定义的纸型，例如常用的A4纸的大小、标准信封大小等。还可以自定义纸张的大小，以满足特殊的需要。例如，制作名片、请柬就需要特殊大小的纸张。
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（2）设置页边距和页眉页脚对页面整体布局效果非常重要，直接影响到打印的文档是否美观。
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（3）设置走纸方向。根据打印文档页面宽度决定某页面是否需要横向走纸。例如，若要打印某些纵向无法容纳的宽行报表时，应该使用横向纸张。
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（4）设置分页。Word自动分页功能是由实际纸张大小决定的，但其“自动性”有时会带来问题。例如，可能会把某个段落的第一句话排在某页的末尾，或者把段落的最后一句话划分到下一页的开始。因此，需要根据具体情况对段落设置分页规则，解决因自动分页带来的问题。
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（5）设置分栏和分节。分栏是在页面中按垂直方向对齐多个栏目来排列文字，分节则可在一页之内或两页之间改变文档的布局。
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对于纸张大小、页边距、页眉页脚和走纸方向设置相对易于理解和操作，所以在此不再叙述。下面重点介绍分页、分栏和分节。
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Word是通过分页符决定文档分页的位置，也就是说，分页符用来表示上一页结束、下一页开始的位置。分页有自动分页和人工分页两种，自动分页是指文档中每个页面结尾处Word自动插入的分页符，该分页符也称为软分页符；人工分页是指通过Word提供的插入分页符命令，在指定位置上强制插入的分页符，该分页符也称为硬分页符。
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在页面视图、打印预览以及在打印出的文档中，分页符后的文本出现在新页中。在普通视图中，自动分页符显示为横穿页面的单点划线；人工分页符则显示为标有“分页符”字样的单点划线，如下图（a）所示。
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插入人工分页符的方法是单击新页的起始位置，选择“插入”→“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，如上图（b）所示。选择“分页符”单选按钮，单击“确定”按钮关闭对话框。
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删除分页符的方法是在普通视图下，先将光标移到分页符的单点划线中，按Delete键。
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在Word文档中，若要使其具有类似于杂志、报刊的分栏效果，可以使用Word提供的分栏排版功能。分栏排版是将页面中的文字分多个栏目，按垂直方向对齐，排满一栏后转到下一栏。用户可以根据自己的需要设置栏数、调整栏宽。创建分栏格式的方法如下：
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①选定分栏对象。若要将整个文档设置为分栏格式，则选择“编辑”→“全选”命令；若要将文档中的一部分设置为分栏格式，则选定要设置为分栏格式的文本。
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②选择“格式”→“分栏”命令，系统显示下图（a）所示的“分栏”对话框。
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③设置分栏数目。有一栏、两栏、三栏、偏左和偏右设置项。其中，偏左分两栏且左栏窄右栏宽；偏右分两栏且左栏宽右栏窄。若分栏数超过三栏，应在“栏数”微调框内直接指定栏数。
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④设置各栏的栏宽、间距。也可选择“栏宽相等”复选框，但设置的栏宽、间距将作用于所有栏。
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⑤其他设置。添加栏间分隔线，应选中“分隔线”复选框。“应用范围”设置包括选择“本节”、“插入点之后”、“整篇文档”之一。还可拖动水平标尺上的分栏标记调整栏间距。
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⑥单击“确定”按钮，分栏排版的效果如上图（b）所示。
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在Word中，通过插入分节符表示节结束。分节符包括节的格式设置，如页边距、页的方向、页眉和页脚，以及页码的顺序。通过使用分节可在一页之内或两页之间改变文档的布局。
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例如，某期刊论文将内容提要和正文分为两节，要求内容提要节的格式设置为一栏，正文节的格式设置成两栏。在这种情况下需要插入分节符，否则Word会将整篇论文视为一个节。
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可以在同一页、新的一页、下一个奇数页、下一个偶数页中插入分节符，表示开始新的一节。另外，文档的最后一个段落标记控制文档最后一节的节格式，若文档没有分节，则控制整个文档的格式。
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插入分节符的方法是单击需要插入分节符的位置，选择“插入”→“分隔符”命令，出现“分隔符”对话框，如下图（b）所示。在“分节符类型”选项区域中选择所需新分节符开始位置的单选按钮，各单选按钮的含义如下所述。
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.奇数页／偶数页：表示插入一个分节符，新节从下一个奇数页或偶数页开始。
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删除分节符的方法是选定要删除的分节符，按Delete键。注意，在删除分节符的同时，也将删除该分节符前面文本的分节格式，该文本将变成下一节的一部分，并采用下一节的格式。
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