在项目沟通管理过程中，（）是“管理沟通”过程的作用。

沟通规划是确定项目干系人的信息需求，并定义沟通方法的过程。规划沟通过程旨在对干系人的信息和沟通需求做出应对安排，如谁需要何种信息，何时需要，如何向他们传递以及如何传递。虽然所有项目都需要进行项目信息沟通，但所需要的信息和发布的方法相差甚远。识别项目干系人的信息需求，确定满足这些需求的恰当手段是项目成功的重要因素。

沟通规划往往与企业环境因素和组织影响密切相关，因为项目的组织结构对项目的沟通需求有重大影响。

输入

1．企业环境因素

所有企业环境因素都是沟通规划过程的输入，因为沟通必须适应项目的环境。

2．组织过程资产

所有组织过程资产都是沟通规划过程的输入，其中经验教训和历史信息尤为重要，因为可以从中了解以往类似项目的沟通安排及其实施结果，并可指导当前项目的沟通活动规划。

3．项目管理计划

项目管理计划为项目提供背景信息，包括与沟通规划有关的日期与制约因素。

.制约因素：限制项目管理团队权衡选择的因素，如团队成员工作地点分散、沟通软件版本不兼容、沟通技能有限等。

.假设：影响沟通规划的特定假设取决于具体项目的特定性。

4．项目范围说明书

项目范围说明书为未来项目决策提供书面依据，并在项目干系人之间就项目范围达成共识。干系人分析是作为范围定义的一部分完成的。

工具与技术

1．沟通需求分析

通过沟通需求分析，确定项目干系人的信息需求，包括信息的类型与格式，以及信息对干系人的价值。

项目经理还应使用潜在的沟通渠道或路径的数量来反映项目沟通的复杂程度。潜在沟通渠道的总数为n（n-1）/2，其中n为干系人数量。如有10个干系人的项目，就有45条潜在的沟通渠道。因此，在沟通规划中需要确定和限制谁应该与谁沟通，以及谁将接收何种信息。

用来确定项目沟通需求的信息通常包括：

.组织机构图。

.项目组织和干系人职责关系。

.项目所涉及的学科、部门、专业。

.有多少人在什么地方参与项目。

.内部信息需求，如组织间的沟通。

.外部信息需求，如媒体或承包商沟通。

.项目干系人信息。

2．沟通技术

可以采用各种方法在项目干系人之间传递信息，从简短的谈话到长时间的会议，从简单的书面文件到可在线查询的资料。

影响项目沟通技术的因素包括：

.信息需求的紧迫性。

.技术的适用性。

.预期的项目人员配备。

.项目生命周期。

.团队环境。

输出

沟通管理计划

沟通管理计划是包含于或附属于项目管理计划的文档，主要内容包括：

.干系人的沟通需求；

.需要沟通的信息，包括语言、内容、格式、详细程度；

.发布相关信息的原因；

.发布所需信息的时限和频率；

.负责沟通相关信息的人员；

.有权发布机密信息的人员；

.将要接收信息的个人或小组；

.传递信息的技术和方法，如备忘录、电子邮件等；

.为沟通活动分配的资源，如时间和预算；

.问题升级流程，用于规定问题上报时限和上报路径；

.随项目进展对沟通规划进行更新与优化的方法；

.通用术语表；

.信息流向图、工作流程、报告清单、会议计划等；

.沟通制约因素。

沟通管理计划还可包括关于项目状态会议、项目团队会议等的指南和模板。如果项目将使用网站和项目管理软件，那么应在沟通管理规划中说明如何使用该网站和软件。

沟通管理

沟通是为了特定的目标，在人与人之间、组织或团队之间进行的信息、思想和情感的传递或交互的过程。

项目沟通管理建立在管理沟通的基础上，服务于项目管理及项目干系人的共同利益。它在人员与信息、思想、情感等项目因素之间建立的关键联系成为项目成功所必需的过程。项目沟通管理的目标是及时而适当地创建、收集、发送、储存和处理项目的信息。IT项目的成功运作取决于项目干系人之间良好的沟通。有效的项目沟通取决于良好的项目沟通管理与过程控制。项目沟通管理包括沟通计划、信息发布、绩效报告与项目干系人管理等过程。项目沟通管理包括如下过程：

（1）沟通计划编制。确定项目干系人的信息和沟通需求：哪些人是项目干系人，他们对于该项目的收益水平和影响程度如何，谁需要什么样的信息，何时需要，以及应怎样分发给他们。

（2）信息分发。以合适的方式及时向项目干系人提供所需信息。

（3）绩效报告。收集并分发有关项目绩效的信息，包括状态报告、进展报告和预测。

（4）项目干系人管理。对项目沟通进行管理，以满足信息需要者的需求并解决项目干系人之间的问题。

管理沟通

管理沟通是根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程，其主要作用是促进项目干系人之间实现高效沟通。

输入

1）沟通管理计划

2）工作绩效报告

工作绩效报告汇集了项目绩效和状态信息，可用于促进讨论和建立沟通。报告的全面性、准确性和及时性，对有效开展本过程非常重要。

3）事业环境因素

可能影响管理沟通过程的事业环境因素包括：组织文化和结构，政府或行业标准及规定，项目管理信息系统。

4）组织过程资产

可能影响管理沟通过程的组织过程资产包括：有关沟通管理的政策、程序、过程和指南，相关模板，历史信息和经验教训。

工具与技术

沟通技术

不同项目所使用的沟通技术可能差别很大，同一项目生命周期的不同阶段所使用的沟通技术也可能差别很大，因此需要确保所选择的沟通技术适合所需沟通的信息。

沟通模型

选择沟通模型是本过程的一项重要工作。由于沟通模型中的各个要素都会影响到沟通的效率和效果，因此重点是要确保所选择的沟通模型适合正在开展的项目，确保识别出并管理好沟通模型中的任何障碍（噪声）。

沟通方法

由于在管理沟通过程中存在许多潜在障碍和挑战，因此重点是要确保已创建并发布的信息能够被接收和理解，从而可以对该信息进行回应和反馈。

信息管理系统

用来管理和分发项目信息的工具有很多，包括：

.纸质文件管理，如信件、备忘录、报告和新闻稿。

.电子通信管理，如电子邮件、传真、语音信箱、电话、视频和网络会议、网站。

.项目管理电子工具，如基于网页界面的进度管理工具和项目管理软件，会议和虚拟办公支持软件，门户网站和协同工作管理工具。

报告绩效

报告绩效是指收集和发布绩效信息，包括状况报告、进展测量结果及预测结果。应该定期收集基准数据与实际数据，进行对比分析，以便了解和沟通项目进展与绩效，并对项目结果做出预测。

输出

项目沟通

项目沟通可包括绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本。受相关因素的影响，项目沟通可能会变动很大。这些因素包括信息的紧急性和影响、信息传递方法和信息机密程度。

项目管理计划更新

项目管理计划中包括项目基准及与沟通管理、干系人管理有关的信息。可能需要基于项目当前绩效与绩效测量基准（PMB）的对比情况，更新这些内容。绩效测量基准是经过批准的项目工作计划，用来与项目执行情况相比较，以测量偏差，采取管理控制。绩效测量基准通常是项目的范围、进度和成本参数的综合，有时还会包含技术和质量参数。

项目文件更新

可能需要更新的项目文件包括问题日志、项目进度计划和项目资金需求。

组织过程资产更新

可能需要更新的组织过程资产包括给干系人的通知、项目报告、项目演示资料、项目记录、干系人的反馈意见和经验教训文档。

项目沟通

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