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制订沟通管理计划是根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制订合适的项目沟通方式和计划的过程，其主要作用是识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。
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在本过程中，需要适当考虑并合理记录用来存储、检索和最终处置项目信息的方法。需要考虑的重要因素包括：
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项目管理计划提供了将如何执行、监控和结束项目的信息。
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所有事业环境因素都可作为本过程的输入，因为沟通需要适应项目环境。
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所有组织过程资产都可作为本过程的输入，其中经验教训和历史信息尤为重要，它们有助于人们深入地了解以往类似项目中的沟通决策及其实施结果，有助于指导当前项目的沟通活动规划。
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通过沟通需求分析，确定项目干系人的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对干系人的价值。
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项目经理还可使用潜在沟通渠道或路径的数量来反映项目沟通的复杂程度。潜在沟通渠道的总量为n（n-1）/2，其中，n代表干系人的数量。例如，有10个干系人的项目，就有10（10-1）/2=45条潜在沟通渠道。因此，在规划项目沟通时，需要做的一件重要工作就是，确定和限制谁应该与谁沟通，以及谁将接收何种信息。
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常用于识别和确定项目沟通需求的信息包括：组织结构图，项目组织与干系人之间的责任关系，项目所涉及的学科，部门和专业，参与项目的人数和所在地，内部信息需要，外部信息需要，来自干系人登记册的干系人信息，沟通需求。
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可以采用各种技术在项目干系人之间传递信息。例如，从简短的谈话到冗长的会议，从简单的书面文件到可在线查询的广泛资料（如进度计划、数据库和网站），都是项目团队可以使用的沟通技术。
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用于促进沟通和信息交换的沟通模型，可能因不同项目而异，也可能因同一项目的不同阶段而异。基本沟通模型参见18.3.1节。
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可以使用多种沟通方法在项目干系人之间共享信息。这些方法可以大致分为：
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.交互式沟通：在两方或多方之间进行多向信息交换。这是确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效的方法，包括会议、电话、即时通信和视频会议等。
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.推式沟通：把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息送达受众或被目标受众理解。推式沟通包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、日志与新闻稿等。
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.拉式沟通：用于信息量很大或受众很多的情况。要求接收者自主自行地访问信息内容。这种方法包括企业内网、电子在线课程、经验教训数据库和知识库等。
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项目干系人可能需要对沟通方法的选择展开讨论并取得一致意见。应该基于下列因素来选择沟通方法：沟通需求、成本和时间限制、相关工具和资源的可用性，以及对相关工具和资源的熟悉程度。
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在本过程中，需要与项目团队展开讨论和对话，以便确定最合适的方法，用于更新和沟通项目信息，以及回应各干系人对项目信息的相关请求。这些讨论和对话通常以会议的形式进行。
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沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何对项目沟通进行规划，执行和监控。
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.需要沟通的信息，包括语言、格式、内容以及详细程度。
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.发布信息及告知收悉或做出回应（如适用）的时限和频率。
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.传递信息的技术或方法，如备忘录、电子邮件和新闻稿等。
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.问题升级程序，用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径。
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.随项目进展，对沟通管理计划进行更新与优化的方法。
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.项目信息流向图、工作流程（兼有授权顺序）、报告清单和会议计划等。
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.沟通制约因素，通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等。
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沟通管理计划中还可包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件信息等的指南和模板。沟通管理计划中也应包含对项目所用网站和项目管理软件的使用说明。
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可能需要更新的项目文件包括项目进度计划和干系人登记册。
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