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知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移技术的集合。知识工具不是仅以计算机为基础的技术集合，只要是能够对知识的生成、编码和传送有帮助的技术和方法都可以称为知识工具。
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知识管理工具和数据／信息管理工具有很大区别，知识管理工具不仅仅是数据／信息管理工具的简单改进。从这3种工具的功能来看，数据管理工具处理的重点支持企业运营的“原材料”，如销售数据，库存记录等基本数据。它通过数据图表的方式，使组织能够生成、访问、存储和分析数据。数据管理工具包括数据库、数据仓库、搜索引擎和数据建模工具。信息管理工具主要用于信息处理，例如，自动化的信息搜索代理、决策支持技术、经理信息系统和文档管理系统。因此，数据／信息管理工具与知识管理工具最大的区别在于能否为使用者提供理解信息的语境，以及各种信息之间的相互关系。
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知识管理工具是实现知识的生成、编码和转移的手段和方法。知识管理工具不仅具备数据、信息管理工具的全部功能，而且能为使用者提供理解信息的语境，以及各种信息之间的相互关系。通常，可以把知识管理工具分为知识生成工具、知识编码工具和知识转移工具3大类。知识生成工具包括知识获取、知识合成和知识创新三大功能。知识编码则是通过标准的形式表现知识，使知识能够方便地被共享和交流。知识的转移工具就是要使知识能在组织内传播和分享。
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