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电子邮件服务采用客户机／服务器工作模式。电子邮件服务器（以下简称为邮件服务器）是互联网邮件服务系统的核心。邮件服务器一方面负责接收用户送来的邮件，并根据邮件所要发送的目的地址，将其传送到对方的邮件服务器中；另一方面它负责接收从其他邮件服务器发来的邮件，并根据收件人的不同，将邮件分发到各自的电子邮箱中。
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在互联网中每个用户的邮箱都有一个全球唯一的邮箱地址，即用户的电子邮件地址。用户的电子邮件地址由两部分组成，后一部分为邮件服务器的主机名或邮件服务器所在域的域名，前一部分为用户在该邮件服务器中的账号，中间用"@"分隔。如jun4325@sina.com为一个用户的电子邮件地址，其中sina.com为邮件服务器的主机名，jun4325为用户在该邮件服务器中的账号。
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用户发送和接收邮件需要借助于装载在客户机中的电子邮件应用程序来完成。电子邮件应用程序一方面负责将用户要发送的邮件送到邮件服务器；另一方面负责检查用户邮箱，读取邮件。电子邮件应用程序应具有两项最为基本的功能：创建和发送邮件功能，接收、阅读和管理邮件功能。
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电子邮件应用程序在向邮件服务器传送邮件时使用简单邮件传输协议（Simple Mail Transfer Protocol, SMTP），使用的端口号是25。而从邮件服务器的邮箱中读取时可以使用POP3（Post Office Protocol）协议，使用的端口号是110。我们通常称支持POP3协议的邮件服务器为POP3服务器，而称支持IMAP的服务器为（Internet Mail Access Protocol, IMAP）服务器。
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电子邮件由两部分组成：邮件头（Mail Header）和邮件体（Mail Body）。
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邮件头由多项内容构成，其中一部分内容是由电子邮件应用程序根据系统设置自动产生的，另一部分内容则需要根据用户在创建邮件时输入的信息产生，如收件人地址、抄送人地址、邮件主题等。邮件体是实际要传送的内容。
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电子邮件（Electronic Mail，E-mail）,是传统邮件的电子化，它最早出现在ARPANET中。电子邮件（E-mail）是Internet提供的最主要的应用之一，它已经成为世界上最快的邮局，成为倍受欢迎的通信方式。电子邮件通过Internet传送，可在几秒钟之内传到世界各地，不受时间、气候和地理的限制，而且可以附加传送计算机文件、图像、声音和视频等多种信息。与传统的信件相比，电子邮件具有速度快、价格低的优点。
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电子邮件系统是一种新型的信息系统，是通信技术和计算机技术结合的产物。它是一种“存储转发式”的服务，属异步通信方式，这正是电子邮件系统的核心。利用存储转发可进行非实时通信，信件发送者可随时随地发送邮件。接收者可随时打开计算机读取信件，不受时空限制。在这里，“发送”邮件意味着将邮件放到收件人的信箱中，而“接收”邮件则意味着从自己的信箱中读取信件，信件在信箱之间进行传递和交换，也可以与另一个邮件系统进行传递和交换，信箱实际上是由文件管理系统支持的一个实体。因为电子邮件是通过邮件服务器Mail Server来传递文件的。通常Mail Server是执行多任务操作系统Unix的计算机，它提供24小时的电子邮件服务，用户只需向Mail Server管理人员申请一个信箱账号，就可使用这项快速的邮件服务了。
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与普通信件一样，电子邮件也需要地址。这个地址就是在Internet电子信箱的地址。电子邮件地址就是用户在ISP所开设的邮件账号加上POP3服务器的域名。例如：liuhy@sdfi.edu.cn，在此地址中“liuhy”是用户名，也就是用户在ISP所提供的POP3服务器上所注册的电子邮件账号，“sdfi.edu.cn”是POP3服务器的域名。中间用“@”分隔，表示“at”的意思。用户发送电子邮件时，必须给出接收方的电子邮件地址。
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电子邮件的传输则是通过电子邮件简单传输协议SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）这一系统软件来实现的。SMTP协议是TCP/IP的一部分，它用于描述邮件是如何在Internet上传输的。遍布全球的邮件服务器根据SMTP协议来发送和接收邮件，SMTP就像Internet上的通用语言一样，负责处理邮件服务器之间的消息传递。
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电子邮件的发送由简单邮件传输协议（SMTP）服务器来完成。它好比是邮局的邮筒，将信投入后，由邮局定时发送。接收邮件由邮局协议（POP3）服务器来完成，来信都存放于此，用户通过电子邮件软件来取信。
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当用户写好电子邮件后，可通过电子邮件软件（Outlook等）将它发送出去。电子邮件软件使用SMTP协议和TCP/IP协议将用户的邮件打包后，加上信件头送到用户所设置的Internet服务商（ISP）的SMTP服务器上。然后SMTP服务器根据用户所写的电子邮件地址，通过路由器按照当前网络传输的情况，寻找一条最不拥挤的路由，将邮件传输给下一个SMTP服务器。该服务器也如法炮制，将邮件一直传送到接收方用户的ISP所提供的POP3服务器中，并保存在以接收方用户开设的信箱中。接收方用户可以通过电子邮件软件打开自己在POP3服务器上的信箱，来接收电子邮件。
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电子邮件（E-mail）就是利用计算机进行信息交换的电子媒体信件。它是随着计算机网络而出现的，并依靠网络的通信手段实现普通邮件信息的传输。它是最广泛的一种服务。
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电子邮件是一种通过计算机网络与其他用户进行联系的快速、简便、高效、价廉的现代化通信手段。要想使用E-mail，首先必须拥有一个电子邮箱，它是由E-mail服务提供者为其用户建立在E-mail服务器磁盘上的专用于存放电子邮件的存储区域，并由E-mail服务器进行管理。用户将使用E-mail客户软件在自己的电子邮箱里收发电子邮件。电子邮件地址的一般格式：用户名@主机名，例如fqzhang@china.com。
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E-mail系统基于客户端／服务器模式，整个系统由E-mail客户端软件、E-mail服务器和通信协议三部分组成。E-mail客户端软件也称用户代理（User Agent），是用户用来收发和管理电子邮件的工具；E-mail服务器主要充当“邮局”的角色，它除了为用户提供电子邮箱外，还承担着信件的投递业务，当用户发送一个电子邮件后，E-mail服务器通过网络若干中间节点的“存储一转发”式的传递，最终把信件投递到目的地（收信人的电子邮箱）；E-mail服务器主要采用SMTP（简单邮件传输协议），本协议描述了电子邮件的信息格式及其传递处理方法，保证被传送的电子邮件能够正确地寻址和可靠地传输，它是面向文本的网络协议，其缺点是不能用来传送非ASCII码文本和非文字性附件，在日益发展的多媒体环境中以及人们关注的邮件私密性方面，更显出它的局限性。后来的一些协议，包括多用途Internet邮件扩充协议（MIME）及增强私密邮件保护协议（PEM），弥补了SMTP的缺点。而SMTP是用在大型多用户、多任务的操作系统环境中，将它用在PC上收信是十分困难的，所以在TCP/IP网络上的大多数邮件管理程序使用SMTP来发信，且采用POP（Post Office Protocol）（常用的是POP3）来保管用户未能及时取走的邮件。
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POP协议有两个版本：POP2和POP3。目前使用的POP3既能与STMP共同使用，也可以单独使用，以传送和接收电子邮件。POP协议是一种简单的纯文本协议，每次传输以整个E-mail为单位，不能提供部分传输。
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用户要传送E-mail，首先需在联网的计算机上使用邮件软件编好邮件正文，填好邮件收信人的E-mail地址、发信人电子邮件地址（或自动填上）、邮件的主题等内容，然后使用E-mail的发送命令发出。此时，E-mail发送端与接收端的计算机在工作时并不直接进行通信，而是在发信端计算机送出邮件后，先到达自己所注册的邮件服务器主机，再在网络传输过程中经过多个计算机和路由器的中转，到达目的地的邮件服务器主机，送进收信人的电子邮箱，最后当邮件的接收者上网并启动电子邮件管理程序，它就会自动检查邮件服务器中的电子邮箱，若发现新邮件，便会下载到自己的计算机上，完成接收邮件的任务。
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简单邮件传送协议和用于接收邮件的POP3均是利用TCP端口。SMTP所用的端口号是25，POP3所用的端口号是110。
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