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文档格式化工作是指对文档外观的一种处理。Word允许在字符级、段落级和文档级上改变格式。
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字符级排版是指字符格式设置，如文章的标题、正文采用什么字体、字号、颜色等，是否加粗等。段落级排版指的是段落缩进、段／行间距、段的对齐方式等，如每个段落的首行是不是要空两个字符，首字符是否下沉等。文档级排版与前两者相比更为重要，因为它直接影响到文档的打印效果。
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字符级排版主要是对字体、字符间距以及文字效果进行设置。通过设置汉字、字母、数字或符号的格式，使文档重点突出、式样美观，从而便于阅读。
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字符的格式设置包括字体、字形、大小、颜色和字符间距等多项内容。字体是指文字的样式，字号是指文字的大小。例如，普通中文图书正文编排采用五号、宋体。可以通过设置字形使文字醒目，例如文字加粗、倾斜或加下划线。字符格式设置可采用菜单命令或工具栏两种方法进行。
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使用菜单命令设置方法：选定待设置格式的文字，选择“格式”→“字体”命令，打开下图（a）所示的对话框，选择“字体”/“字符间距”/“文字”选项卡，选择合适的字体、字形和字号，字体颜色、下划线、上下标、字符间距等，单击“确定”按钮关闭对话框，即可在文档窗口上看到设置的效果。
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使用工具栏设置是指选定待设置格式的文字，然后从上图（b）所示列表框中选择字体或字号，或单击相应的工具按钮的操作方法。例如，使用工具栏进行如下设置：
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