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招标过程从潜在的卖方获得关于怎样满足项目需求的答复（如标书或建议书）。通常该过程的大部分实际工作由应标的卖方完成，项目或买方没有直接的开支。
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投标人会议（又称承包商会议、供应商会议或投标前会议）是指在标书或建议书提交之前，买方和所有潜在卖方之间召开的会议。会议的目的是保证所有潜在卖方对本项采购都有清楚一致的理解，保证没有任何投标人会得到特别优待。可以把对问题的回答以修正案的形式纳入采购文件。
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在大众出版物（如报纸）或专业出版物上刊登广告，可以扩充现有的潜在卖方清单。对于政府采购，大部分政府机构都会要求公开发布广告。
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采购文件包是买方编制的发给每个卖方的正式邀请，也是卖方准备投标文件的依据。
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建议书是卖方准备的文件，用来说明卖方提供所需产品或服务的能力和意愿。建议书应该与相关采购文件中的要求相一致，并能反映合同中的原则。在建议书提交之后，买方有时会邀请卖方用口头介绍的方式对其建议书加以补充。
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