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工作分解结构图是将项目按照其内在结构或实施过程的顺序进行逐层分解而形成的结构示意图。它可以将项目分解到相对独立的、内容单一的、易于成本核算与检查的工作单元，并能把各工作单元在项目中的地位与构成直观地表示出来。
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WBS跟因数分解类似，依据一定的原则将项目分解成任务，任务再分解成一项项工作，再把一项项工作分配到每个人的日常活动中，直到分解不下去为止。工作分解结构以可交付成果为导向对项目要素进行分组，它归纳和定义了项目的整个工作范围，每下降一层代表对项目工作的更详细定义。
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WBS具有四个主要用途：一是一个描述思路的规划和设计工具，它帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作。二是一个清晰地表示各项目工作之间的相互联系的结构设计工具。三是一个展现项目全貌，详细说明为完成项目所必须完成的各项工作的计划工具。四是WBS定义了里程碑事件，可以向高级管理层和客户报告项目完成情况，作为项目状况的报告工具。
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工作任务分解的原则，一是将主体目标逐步细化分解，直至最底层的日常活动可直接分派到个人去完成；二是每个任务原则上要求分解到不能再细分为止；三是日常活动要对应到人、时间和资金投入。WBS总是处于计划过程的中心，也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。WBS同时也是控制项目变更的重要基础。
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WBS图是项目所包含的全部活动的一张清单，也是进行进度计划、资源分配、费用预算的基础，是一种在项目全范围内分解和定义任务层次工作包的方法，WBS是按照项目发展的规律、依据一定的原则和规定进行系统化的、相互关联和协调的层次分解。结构层次越往下层，则项目组成部分的定义越详细，WBS最后构成层次清晰、可以具体作为组织项目实施的工作依据。
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WBS的分解可以采用多种方式进行，包括按产品的物理结构分解、按产品或项目的功能分解、按照实施过程分解、按照项目的地域分布分解、按照项目的各个目标分解、按部门分解或按职能分解等。WBS图的层次根据项目复杂程度、规模大小各不相同，从而形成了WBS图的不同层次。WBS表示方式一般有图或表两种方式。通常是一种如下图所示的树型图，其最底层是细化后的“可交付成果”，该树确定了项目的整个范围。
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（1）某项任务应该在WBS中的一个地方且只应该在WBS中的一个地方出现，WBS中某项任务的内容是其下所有WBS项的总和。
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（2）一个WBS项只能有一个责任人，但可以有多个参与者。
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（3）WBS必须与实际工作中的执行方式一致，以确保WBS的一致性。
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（4）每个WBS项都必须文档化，以确保准确理解已包括和未包括的工作范围。
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（1）得到范围说明书或工作说明书，集体讨论项目工作，确定项目工作分解的方式。
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（2）画出WBS的层次结构图或表。WBS较高层次上的一些工作可以定义为子项目。
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（3）将主要项目可交付成果细分为更小的、易于管理的组分或工作包。工作包必须详细到可以对该工作包进行估算（成本和历时）、安排进度、做出预算、分配负责人员或组织单位。
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（4）验证任务分解的正确性。如果发现较低层次的项没有必要，则修改组成成分。
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（6）随着其他计划活动的进行，不断地对WBS更新或修正，直到覆盖所有工作。
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在完成任务分解后，应检验WBS是否定义完全、项目的所有任务是否都被完全分解。例如，是否每个任务的状态和完成情况是独立的且可以量化的；是否明确定义了每个任务的开始和结束，且都有一个可交付成果；工期、成本是否易于估算且在可接受期限内等。
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一个好的任务分解应该体现的特征是：分解后的活动结构清晰，从树根到树叶，一目了然；逻辑上形成一个大的活动，集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点，所有活动全部定义清楚，细化到人、时间和资金投入。日常管理项目时，只有将任务分解得足够细致明了，才能统筹全局，安排人力和财力资源，把握项目的进度。
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创建WBS的过程非常重要，因为在项目分解过程中，项目经理、项目成员和所有参与项目的职能经理都必须考虑该项目的所有方面。
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一般来说，良好的项目管理具有下列几个原则：一是通过实施的结构化分解来进行管理；二是关注结果，实现什么，而不是怎样实现；三是通过工作分解结构，技术和人员、系统和组织之间可以平衡结果；四是在项目涉及的所有部门之间，通过定义角色、责任和工作关系来建立一个契约；五是采用一个简明的报告结构。使用工作分解结构可以满足有效项目管理的五个原则中的前三个，而避免了计划的误区——即只在一个详细的层次上定义工作。以一个结构化的方式来定义工作可以保证得到更好的结果。通过可交付成果来进行工作定义，在项目向前进行时，只有那些对生产设施有必要的工作才做，因此计划也变得更加固定。在环境不断变化的情况下，项目所需的工作可能发生变化，但不管怎么变化，一定要对最终结果的产生有益。
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项目经理在规划和控制其工程项目的过程中，工作分解结构是非常有用的工具。编制完整的WBS确定了工程项目的总目标，并确定了各项单独的工作（部分）与整个项目（整体）的关系。工作分解结构便于找到控制的最佳层次。我们在较低层次上进行控制可能意味着在控制上所花的时间要比完成工作所需的时间更多，而在较高层次上进行控制则意味着有些重要情况在我们不经意时会溜走。通过WBS，我们可以找到控制的最佳层次。一般情况下，控制活动的长短应该与控制会议召开的频度相一致。
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在现代大型复杂项目中，一般要涉及大量的资源，涉及许多公司、供应商、承包人等，这些大项目涉及巨资并历时若干年，因此项目开始进行时设想的项目环境会随着项目的进展而发生很大的变化，这就要求所有的有关集团要有一个共同的信息基础，一种各有关集团或用户从项目一开始到最后完成都能用来沟通信息的工具，而一个设计恰当的工作分解结构将能够使得这些集团或用户有一个较精确的信息沟通连接器，成为一种相互交流的共同基础。
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