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沟通规划是确定项目干系人的信息需求，并定义沟通方法的过程。规划沟通过程旨在对干系人的信息和沟通需求做出应对安排，如谁需要何种信息，何时需要，如何向他们传递以及如何传递。虽然所有项目都需要进行项目信息沟通，但所需要的信息和发布的方法相差甚远。识别项目干系人的信息需求，确定满足这些需求的恰当手段是项目成功的重要因素。
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沟通规划往往与企业环境因素和组织影响密切相关，因为项目的组织结构对项目的沟通需求有重大影响。
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所有企业环境因素都是沟通规划过程的输入，因为沟通必须适应项目的环境。
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所有组织过程资产都是沟通规划过程的输入，其中经验教训和历史信息尤为重要，因为可以从中了解以往类似项目的沟通安排及其实施结果，并可指导当前项目的沟通活动规划。
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项目管理计划为项目提供背景信息，包括与沟通规划有关的日期与制约因素。
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.制约因素：限制项目管理团队权衡选择的因素，如团队成员工作地点分散、沟通软件版本不兼容、沟通技能有限等。
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.假设：影响沟通规划的特定假设取决于具体项目的特定性。
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项目范围说明书为未来项目决策提供书面依据，并在项目干系人之间就项目范围达成共识。干系人分析是作为范围定义的一部分完成的。
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通过沟通需求分析，确定项目干系人的信息需求，包括信息的类型与格式，以及信息对干系人的价值。
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项目经理还应使用潜在的沟通渠道或路径的数量来反映项目沟通的复杂程度。潜在沟通渠道的总数为n（n-1）/2，其中n为干系人数量。如有10个干系人的项目，就有45条潜在的沟通渠道。因此，在沟通规划中需要确定和限制谁应该与谁沟通，以及谁将接收何种信息。
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可以采用各种方法在项目干系人之间传递信息，从简短的谈话到长时间的会议，从简单的书面文件到可在线查询的资料。
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沟通管理计划是包含于或附属于项目管理计划的文档，主要内容包括：
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.需要沟通的信息，包括语言、内容、格式、详细程度；
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沟通管理计划还可包括关于项目状态会议、项目团队会议等的指南和模板。如果项目将使用网站和项目管理软件，那么应在沟通管理规划中说明如何使用该网站和软件。
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