免费智能真题库 > 历年试卷 > 信息系统项目管理师 > 2018年上半年 信息系统项目管理师 上午试卷 综合知识
  第42题      
  知识点:   沟通规划   电子邮件   沟通方法   项目沟通
  关键词:   电子邮件   沟通   邮件        章/节:   项目沟通管理过程       

 
项目沟通过程中,会使用各种沟通方法电子邮件沟通属于()。
 
 
  A.  实时沟通
 
  B.  推式沟通
 
  C.  拉式沟通
 
  D.  情景式沟通
 
 
 

 
  第47题    2012年下半年  
   72%
广泛使用(47)沟通最有可能帮助解决复杂问题.
  第42题    2016年下半年  
   33%
以下对沟通管理计划的理解中,正确的是(42)。
  第41题    2017年上半年  
   30%
以下关于项目沟通管理的叙述中,不正确的是:()
   知识点讲解    
   · 沟通规划    · 电子邮件    · 沟通方法    · 项目沟通
 
       沟通规划
        沟通规划是确定项目干系人的信息需求,并定义沟通方法的过程。规划沟通过程旨在对干系人的信息和沟通需求做出应对安排,如谁需要何种信息,何时需要,如何向他们传递以及如何传递。虽然所有项目都需要进行项目信息沟通,但所需要的信息和发布的方法相差甚远。识别项目干系人的信息需求,确定满足这些需求的恰当手段是项目成功的重要因素。
        沟通规划往往与企业环境因素和组织影响密切相关,因为项目的组织结构对项目的沟通需求有重大影响。
        输入
        1.企业环境因素
        所有企业环境因素都是沟通规划过程的输入,因为沟通必须适应项目的环境。
        2.组织过程资产
        所有组织过程资产都是沟通规划过程的输入,其中经验教训和历史信息尤为重要,因为可以从中了解以往类似项目的沟通安排及其实施结果,并可指导当前项目的沟通活动规划。
        3.项目管理计划
        项目管理计划为项目提供背景信息,包括与沟通规划有关的日期与制约因素。
        .制约因素:限制项目管理团队权衡选择的因素,如团队成员工作地点分散、沟通软件版本不兼容、沟通技能有限等。
        .假设:影响沟通规划的特定假设取决于具体项目的特定性。
        4.项目范围说明书
        项目范围说明书为未来项目决策提供书面依据,并在项目干系人之间就项目范围达成共识。干系人分析是作为范围定义的一部分完成的。
        工具与技术
        1.沟通需求分析
        通过沟通需求分析,确定项目干系人的信息需求,包括信息的类型与格式,以及信息对干系人的价值。
        项目经理还应使用潜在的沟通渠道或路径的数量来反映项目沟通的复杂程度。潜在沟通渠道的总数为nn-1)/2,其中n为干系人数量。如有10个干系人的项目,就有45条潜在的沟通渠道。因此,在沟通规划中需要确定和限制谁应该与谁沟通,以及谁将接收何种信息。
        用来确定项目沟通需求的信息通常包括:
        .组织机构图。
        .项目组织和干系人职责关系。
        .项目所涉及的学科、部门、专业。
        .有多少人在什么地方参与项目。
        .内部信息需求,如组织间的沟通。
        .外部信息需求,如媒体或承包商沟通。
        .项目干系人信息。
        2.沟通技术
        可以采用各种方法在项目干系人之间传递信息,从简短的谈话到长时间的会议,从简单的书面文件到可在线查询的资料。
        影响项目沟通技术的因素包括:
        .信息需求的紧迫性。
        .技术的适用性。
        .预期的项目人员配备。
        .项目生命周期。
        .团队环境。
        输出
        沟通管理计划
        沟通管理计划是包含于或附属于项目管理计划的文档,主要内容包括:
        .干系人的沟通需求;
        .需要沟通的信息,包括语言、内容、格式、详细程度;
        .发布相关信息的原因;
        .发布所需信息的时限和频率;
        .负责沟通相关信息的人员;
        .有权发布机密信息的人员;
        .将要接收信息的个人或小组;
        .传递信息的技术和方法,如备忘录、电子邮件等;
        .为沟通活动分配的资源,如时间和预算;
        .问题升级流程,用于规定问题上报时限和上报路径;
        .随项目进展对沟通规划进行更新与优化的方法;
        .通用术语表;
        .信息流向图、工作流程、报告清单、会议计划等;
        .沟通制约因素。
        沟通管理计划还可包括关于项目状态会议、项目团队会议等的指南和模板。如果项目将使用网站和项目管理软件,那么应在沟通管理规划中说明如何使用该网站和软件。
 
       电子邮件
        电子邮件(Electronic Mail,E-mail),是传统邮件的电子化,它最早出现在ARPANET中。电子邮件(E-mail)是Internet提供的最主要的应用之一,它已经成为世界上最快的邮局,成为倍受欢迎的通信方式。电子邮件通过Internet传送,可在几秒钟之内传到世界各地,不受时间、气候和地理的限制,而且可以附加传送计算机文件、图像、声音和视频等多种信息。与传统的信件相比,电子邮件具有速度快、价格低的优点。
        电子邮件系统是一种新型的信息系统,是通信技术和计算机技术结合的产物。它是一种“存储转发式”的服务,属异步通信方式,这正是电子邮件系统的核心。利用存储转发可进行非实时通信,信件发送者可随时随地发送邮件。接收者可随时打开计算机读取信件,不受时空限制。在这里,“发送”邮件意味着将邮件放到收件人的信箱中,而“接收”邮件则意味着从自己的信箱中读取信件,信件在信箱之间进行传递和交换,也可以与另一个邮件系统进行传递和交换,信箱实际上是由文件管理系统支持的一个实体。因为电子邮件是通过邮件服务器Mail Server来传递文件的。通常Mail Server是执行多任务操作系统Unix的计算机,它提供24小时的电子邮件服务,用户只需向Mail Server管理人员申请一个信箱账号,就可使用这项快速的邮件服务了。
        与普通信件一样,电子邮件也需要地址。这个地址就是在Internet电子信箱的地址。电子邮件地址就是用户在ISP所开设的邮件账号加上POP3服务器的域名。例如:liuhy@sdfi.edu.cn,在此地址中“liuhy”是用户名,也就是用户在ISP所提供的POP3服务器上所注册的电子邮件账号,“sdfi.edu.cn”是POP3服务器的域名。中间用“@”分隔,表示“at”的意思。用户发送电子邮件时,必须给出接收方的电子邮件地址。
        电子邮件的传输则是通过电子邮件简单传输协议SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)这一系统软件来实现的。SMTP协议是TCP/IP的一部分,它用于描述邮件是如何在Internet上传输的。遍布全球的邮件服务器根据SMTP协议来发送和接收邮件,SMTP就像Internet上的通用语言一样,负责处理邮件服务器之间的消息传递。
        电子邮件的发送由简单邮件传输协议(SMTP)服务器来完成。它好比是邮局的邮筒,将信投入后,由邮局定时发送。接收邮件由邮局协议(POP3)服务器来完成,来信都存放于此,用户通过电子邮件软件来取信。
        当用户写好电子邮件后,可通过电子邮件软件(Outlook等)将它发送出去。电子邮件软件使用SMTP协议和TCP/IP协议将用户的邮件打包后,加上信件头送到用户所设置的Internet服务商(ISP)的SMTP服务器上。然后SMTP服务器根据用户所写的电子邮件地址,通过路由器按照当前网络传输的情况,寻找一条最不拥挤的路由,将邮件传输给下一个SMTP服务器。该服务器也如法炮制,将邮件一直传送到接收方用户的ISP所提供的POP3服务器中,并保存在以接收方用户开设的信箱中。接收方用户可以通过电子邮件软件打开自己在POP3服务器上的信箱,来接收电子邮件。
 
       沟通方法
        可以使用多种沟通方法在项目干系人之间共享信息。这些方法可以大致分为:
        .交互式沟通:在两方或多方之间进行多向信息交换。这是确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效的方法,包括会议、电话、即时通信和视频会议等。
        .推式沟通:把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方。这种方法可以确保信息的发送,但不能确保信息送达受众或被目标受众理解。推式沟通包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、日志与新闻稿等。
        .拉式沟通:用于信息量很大或受众很多的情况。要求接收者自主自行地访问信息内容。这种方法包括企业内网、电子在线课程、经验教训数据库和知识库等。
        项目干系人可能需要对沟通方法的选择展开讨论并取得一致意见。应该基于下列因素来选择沟通方法:沟通需求、成本和时间限制、相关工具和资源的可用性,以及对相关工具和资源的熟悉程度。
 
       项目沟通
        项目沟通可包括绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本。受相关因素的影响,项目沟通可能会变动很大。这些因素包括信息的紧急性和影响、信息传递方法和信息机密程度。
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第42题    在手机中做本题