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系统说明书是系统分析阶段工作的全面总结，是这一阶段的主要成果。它又是主管人员对系统进入设计阶段的决策依据。只有系统说明书经过系统开发工作的领导部门审查批准后才能进行下一阶段的工作。系统说明书又是后续各阶段工作的主要依据之一。因此系统说明书是整个系统开发工作最重要的文档之一。编写系统说明书是系统开发中一项十分重要的工作。
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系统说明书应达到的基本要求是：全面、系统、准确、详实、清晰地表达系统开发的目标、任务和系统功能。
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.全面，就是要描述整个系统的有关内容，而不只是某个局部。
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.系统，就是要着重描述系统各部分的相互联系、相互作用，正确处理部分与整体的关系。
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.准确，就是对系统的目标、任务和各项功能逻辑模型中各种成分都要给以准确的、符合实际的描述，避免错误与疏漏。
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.详实，就是要详细具体地表达用户需求与系统逻辑功能，给系统设计与实施提供反映实际需求的、可以实现的工作依据。
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.清晰，就是要表达清楚、无二义、总体上一目了然，每个具体问题又有详细清楚地说明，整个系统说明书结构合理，图文形式简洁、可读性强。便于系统开发人员之间，专业人员与用户之间的交流。
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作为系统分析阶段的技术文档，系统说明书通常包括以下三方面的内容：
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说明项目的名称、目标、功能、背景、引用资料（如核准的计划任务书或合同），文中所用的专业术语等。
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简要说明本项目在系统分析阶段所进行的各项工作的主要内容。这些内容是建立新系统逻辑模型的必要条件，而逻辑模型是书写系统规格说明书的基础。
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新系统是在现行系统的基础上建立起来的。设计新系统之前，必须对现行系统进行调查，掌握现行系统的真实情况，了解用户的要求和问题所在。
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列出现行系统的目标、主要功能、组织结构、用户要求等，并简要指出主要问题所在。以数据流图为主要工具，说明现行信息系统的概况。
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数据字典、判定表、数据立即存取图等往往篇幅较大，可作为系统说明书的附件。但是由它们得到的主要结论（如主要的业务量、总的数据存储量等）应被列在正文中。
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通过对现行系统的分析，找出现行系统的主要问题所在，进行必要的改动，即得到新系统的逻辑模型。
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新系统的逻辑模型也要通过相应的数据流图加以说明。数据字典等有变动的地方也要做相应说明。
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（1）工作任务的分解：指对开发中应完成的各项工作按子系统（或系统功能）划分，指定专人分工负责。
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（2）进度：指给出各项工作的预定日期和完成日起，规定任务完成的先后顺序及完成的界面。可用PERT图或甘特图表示进度。
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（3）预算：指逐项列出本项目所需要的劳务以及经费的预算，包括办公费、差旅费、资料费，等等。
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（1）本项目的经核准的计划任务书或合同、上级机关的批文
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（列出上述文件资料的标题、编号、发表日期和制定单位，说明这些文件资料的来源。）
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（简要地说明本项目在开发中须进行的各项主要工作，这些工作是建立新系统逻辑模型的必要条件，而逻辑模型是书写系统说明书的基础。）
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（新系统是在现行系统的基础上建立起来的。在新系统设计工作开展之前，必须对系统调查清楚，掌握现行系统的真实情况，了解用户的新要求和问题所在。）
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（列出现行系统的目标、主要功能、用户要求等，并简要指出问题所在。）
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（简要说明现行系统现场工作流程和事务流程概况。反映这些业务流程的业务流程图，若需要，可另附。）
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（在现行系统现状调查的基础上，进一步透过具体工作，分析组织内信息、数据流动的路径和过程，真正弄清用户要解决什么问题，明确系统的功能要求。）
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（数据流程图是系统需求的高度概括，是调查研究的重要产物，它源于现行系统，又高于现行系统。这里主要通过数据流程图概况说明系统的功能要求。）
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（从新系统数据流程图的分析中，说明新系统有哪些目标。）
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（简单说明分析员和用户一起讨论分析的验收是否达到要求。）
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（从数据流程图和数据字典分析逻辑数据结构，标识每个数据结构中的每个数据项、记录和文件的长度以及它们之间的关系。）
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（这里的数据是指静态数据，即在运行过程中主要作为参考的数据，它们在很长一段时间内不会变化，一般不随运行而改变。）
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（说明数据项定义中出现的例外情况，列出作为控制或参考的主要数据项。）
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上述工作，再加上环境对系统影响的估计，以及研制时间和人力、物力引起的费用估计，构成系统规格说明书。
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（对于项目开发中应完成的各项工作，按系统功能（或子系统）划分，指定专人（或小组）分工完成，指明每项任务的负责人。）
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（给出每项工作任务的预定开始日期和完成日期，规定各项工作任务完成的先后顺序以及每项工作任务完成的界面。）
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（逐项列出本开发项目所需要的劳务（包括工作量／人）以及经费的预算（包括办公费、差旅费、资料费等）。）
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系统说明书是系统分析阶段的技术文档，也是这一阶段的工作报告，是提交审议的一份工作文件。系统说明书一旦被审议通过，则成为有约束力的指导性文件，成为用户与技术人员之间的技术合同，成为下阶段系统设计的依据。因此，系统说明书的编写很重要。它应简明扼要、抓住本质、反映系统的全貌和系统分析员的设想。它的优劣是系统分析员水平和经验的体现，也是他们对任务和情况了解深度的体现。
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对系统规格说明书的审议是整个系统研制过程中一个重要的里程碑。审议应由研制人员、企业领导、管理人员、局外系统分析专家共同进行。审议通过之后，系统说明书就将成为系统研制人员与企业对该项目共同意志的体现。作为一个工作阶段，系统分析宣告结束。若有关人员在审议中对所提方案不满意，或者发现研制人员对系统的了解有比较重大的遗漏或误解，就需要返回详细调查，重新分析。也有可能发现条件不具备、不成熟，导致项目中止或暂缓。一般说来，经过认真的可行性分析之后，不应该出现后一种情况，除非情况有重大变动。
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