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免费智能真题库 > 历年试卷 > 信息系统项目管理师 > 2023年下半年 信息系统项目管理师 上午试卷 综合知识 (第四批)
  第28题      
  知识点:   采购规划   工具与技术   实施采购
  关键词:   采购        章/节:   采购管理过程       

 
()不属于实施采购工具与技术
 
 
  A.  自制外购分析
 
  B.  数据分析
 
  C.  人际关系与团队技能
 
  D.  广告
 
 
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  第61题    2013年下半年  
   60%
下列围绕采购供应商选择的做法中,(61)是不恰当的。
  第45题    2024年上半年  
   100%
在确定项目合同类型时,如果工作性质清楚,但工作量不是很清楚,而且工作不复杂,又需要快速签订合同。这种情况下建议使用()
  第24题    2023年下半年  
   60%
关闭合同属于()的内容。
   知识点讲解    
   · 采购规划    · 工具与技术    · 实施采购
 
       采购规划
        采购规划是确定哪些项目需求需要通过采购来满足,而哪些需求需要项目团队自己完成。同时必须考虑如何采购、采购什么、采购多少,以及何时采购。
        当项目需要采购产品或服务来满足项目需求时,对每项采购品都需要执行从采购规划到合同收尾的各个过程。
        采购规划过程也包括考虑潜在卖方的过程,特别是买方希望对采购决定施加一定影响或控制的情况下。同时,也应考虑由谁负责获得或持有法律、法规或组织政策所要求的相关许可证或专业执照。
        输入
        1.企业环境因素
        可能影响采购规划的企业环境因素包括:
        .市场条件;
        .可从市场获得的产品、服务和成果;
        .供应商情况,包括以往绩效和声誉;
        .适用于产品、服务和成果的典型条款和条件,或适用于特定行业的典型条款和条件;
        .当地的独特要求。
        2.组织过程资产
        可能影响采购规划的组织过程资产包括:
        .正式的采购政策、程序和指南;
        .与编制采购管理计划和选择合同类型相关的管理系统;
        .基于以往经验的、现有的多层次供应商系统。
        3.项目管理计划
        采购规划过程需要考虑项目管理计划中的其他计划,包括活动资源需求、项目进度计划、活动成本估算、成本基准、风险登记册,以及与风险相关的合同协议等。
        4.范围基准
        范围基准描述了项目的需求、合理性和现行边界。范围基准包括如下组成部分:
        .项目范围说明书
        .工作分解结构(WBS)
        .WBS字典
        工具与技术
        1.自制或外购分析
        自制或外购分析是一种通用的管理技术,用来确定某项工作最好由项目团队完成,还是必须从外部采购。有时,虽然项目组织内部具有相应的能力,但由于相关资源正在从事其他项目,为满足进度要求,也需要从组织外部进行采购。
        预算制约因素可能影响自制或外购决策。如果决定购买,则需要继续做出购买或租赁的决策。自制或外购分析应考虑全部相关成本,包括直接成本和间接成本。
        2.专家判断
        采购规划过程中,需要专家判断来评估该过程的输入和输出。专家的采购判断可用来制订或修改卖方建议书评价标准。专家的法律判断可以用来协助判断一些比较特殊的采购事项、条款和条件。这些判断包括商务和技术专长,不仅适用于需要采购的产品或服务,也适用于采购管理过程的各个方面。
        3.合同类型
        买卖方的风险分担由合同类型决定。常用的合同类型有三类:固定总价合同、成本补偿合同和工时材料合同。如下表所示。
        
        三种合同类型
        输出
        1.采购管理计划
        采购管理计划描述如何管理从编制采购文件到合同收尾的各个采购过程。采购管理计划可包含如下内容:
        .拟采用的合同类型;
        .风险管理事项;
        .是否需要编制独立估算,以及是否应把独立估算作为评价标准;
        .如果执行组织设有采购部门,项目管理团队可独立采取的行动;
        .标准化的采购文件(如需要);
        .如何管理多个供应商;
        .如何协调采购工作与项目的其他工作,如制订进度计划与报告项目绩效;
        .可能影响采购工作的制约因素和假设条件;
        .如何进行自制或外购决策,并把该决策与估算活动资源和制订进度计划等过程联系在一起;
        .如何识别对履约担保和保险合同的需求,以减轻某些项目风险;
        .确定合同工作说明书的形式和格式;
        .如何识别预审合格的卖方;
        .用于管理合同和评价卖方的采购测量指标。
        2.采购工作说明书
        采购工作说明书(SOW)根据范围基准制订,对将要包含在采购合同中的那一部分项目范围进行定义。工作说明书应详细规定采购项目,以便潜在的卖方确定他们是否有能力提供这些产品、服务或成果。工作说明书中可包括规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他内容。
        在采购过程中,应根据需要对SOW进行修订和改进,直到合同签订,SOW成为合同的一部分。
        3.自制或外购决策
        自制或外购决策确定了哪些产品、服务或成果需要项目团队自行提供,哪些需要从项目组织外部采购。它也可能包括为应对某些已识别风险而购买保险或履约担保的决定。
        4.变更申请
        采购规划过程可能导致对项目管理计划中的其他计划提出变更申请。
 
       工具与技术
               进度网络分析
               进度网络分析采用多种进度分析技术,如关键路径技术、关键链法、假设情景分析和资源优化技术等来计算项目活动未完成部分的最早和最迟开始时间以及最早和最迟完成时间。
               关键路径法
               关键路径法(Critical Path Method, CPM)是在进度模型中,估算项目最短工期,确定逻辑网络路径的进度灵活性大小的一种方法。关键路径法通过对项目进度网络图进行正向和反向分析,计算出每项活动理论上的最早开始与完成日期、最迟开始与完成日期,不考虑资源限制。
               关键路径是项目网络图中决定项目最早完成日期的路径,也是耗时最长的路径。如果想缩短项目工期,则需要缩短关键路径上活动的历时。关键路径上的活动叫“关键活动”。
               .活动最早开始时间(ES):在关键路径法中,某活动(或项目)有可能开始的最早时间点。
               .活动最早完成时间(EF):在关键路径法中,某活动(或项目)有可能完成的最早时间点。
               .活动最迟开始时间(LS):在关键路径法中,允许某活动最迟开始的时间点。
               .活动最迟完成时间(LF):在关键路径法中,允许某活动最迟完成的时间点。
               .总时差(Total Float, TF):即总浮动时间,活动的最早开始时间在不延迟项目完工时间或破坏进度制约因素的条件下可以延迟的总时间量。总时差和项目总工期有关,即不仅和紧后活动有关,还和其他不相邻活动有关。
               .自由时差(Free Float, FF):即自由浮动时间,在不推迟紧后活动的最早开始时间的前提下,活动可以向后推迟的时间长度。活动的自由时差和其紧后活动相关。
               正常情况下,关键路径的总时差为0。若总时差为负值,往往说明有外部的限制条件,此时不能按时完工,需调整进度表。
               总时差TF=本活动最晚开始时间LS-本活动最早开始时间ES=本活动最晚完成时间LF-本活动最早完成时间EF
               自由时差FF=min{紧后活动最早开始时间ES-本活动最早完成时间EF}
               下图所示为用七格图表示活动节点的关键路径法示例,图中路径A—C—D工期为25天,路径A—C—D工期为30天,关键路径为A—C—D,项目工期为30天。各活动总浮动时间图中已经标注,如活动B总浮动时间为5天,自由浮动时间根据定义可得,活动B自由浮动时间为5天。
               关于关键路径法的计算参见14.4.2节的详细介绍。
               关键链法
               关键链法(CCM)是一种进度规划方法,允许项目团队在任何项目进度路径上设置缓冲,以应对资源限制和项目不确定性。这种方法建立在关键路径法之上,考虑了资源分配、资源优化、资源平衡和活动历时不确定性对关键路径(通过关键路径法来确定)的影响。关键链法引入了缓冲和缓冲管理的概念。在关键链法中,也需要考虑活动持续时间、逻辑关系和资源可用性,其中各活动持续时间中不包含安全冗余,它用统计方法确定缓冲时段,作为各活动的集中安全冗余,放置在项目进度路径的特定节点,用来应对资源限制和项目不确定性。资源约束型关键路径就是关键链。
               
               关键路径法示例
               注:本例设定项目从第1天开始,也有设定项目从第0天开始的表示方法。
               关键链法增加了作为“非工作进度活动”的时间缓冲,用来应对不确定性。如下图所示,放置在关键链末端的缓冲称为项目缓冲,用来保证项目不因关键链的延误而延误。其他缓冲,即接驳缓冲,则放置在非关键链与关键链的接合点,用来保护关键链不受非关键链延误的影响。应该根据相应活动链的持续时间的不确定性,来决定每个缓冲时段的长短。一旦确定了“缓冲进度活动”,就可以按可能的最晚开始与最晚结束日期来安排计划活动。这样一来,关键链法不再管理网络路径的总浮动时间,而是重点管理剩余的缓冲持续时间与剩余的活动链持续时间之间的匹配关系。
               
               关键链法示例
               资源优化技术
               资源优化技术是根据资源供需情况来调整进度模型的技术,包括(但不限于):
               .资源平衡:为了在资源需求与资源供给之间取得平衡,根据资源制约对开始日期和结束日期进行调整的一种技术。如果共享资源或关键资源只在特定时间可用,数量有限,或被过度分配,如一个资源在同一时段内被分配至两个或多个活动,就需要进行资源平衡。也可以为保持资源使用量处于均衡水平而进行资源平衡。资源平衡往往导致关键路径改变,通常是延长。
               .资源平滑:对进度模型中的活动进行调整,从而使项目资源需求不超过预定的资源限制的一种技术。相对于资源平衡而言,资源平滑不会改变项目关键路径,完工日期也不会延迟。也就是说,活动只在其自由和总浮动时间内延迟。因此,资源平滑技术可能无法实现对所有资源的优化。
               建模技术
               制订进度计划时可能用到的建模技术包括:
               .假设情景分析。假设情景分析是对各种情景进行评估,预测它们对项目目标的影响(积极或消极的)。例如,推迟某主要部件的交货日期,延长某设计工作的时间,或加入外部因素等。可以根据假设情景分析的结果,评估项目进度计划在不利条件下的可行性,以及为克服或减轻意外情况的影响而编制应急和应对计划。
               .模拟。模拟技术基于多种不同的活动假设(通常使用三点估算的概率分布)计算出多种可能的项目工期,以应对不确定性。最常用的模拟技术是蒙特卡洛分析,它首先确定每个活动的可能持续时间的概率分布,然后据此计算出整个项目的可能工期的概率分布。
               提前量与滞后量
               提前量和滞后量是网络分析中使用的一种调整方法,通过调整紧后活动的开始时间来编制一份切实可行的进度计划。提前量用于在条件许可的情况下提早开始紧后活动;而滞后量是在某些限制条件下,在紧前和紧后活动之间增加一段不需工作或资源的自然时间。
               进度压缩
               进度压缩技术是指在不缩减项目范围的前提下,缩短进度工期,以满足进度制约因素、强制日期或其他进度目标。常用的进度压缩技术包括:
               .赶工:通过增加资源,以最小的成本增加来压缩进度工期的一种技术。赶工的例子包括批准加班、增加额外资源或支付加急费用,来加快关键路径上的活动。赶工只适用于那些通过增加资源就能缩短持续时间的,且位于关键路径上的活动。赶工并非总是切实可行,它可能导致风险或成本的增加。
               .快速跟进:将正常情况下按顺序进行的活动或阶段改为至少是部分并行开展。例如,在软件设计尚未全部完成前就开始编码。快速跟进可能造成返工和风险增加,它只适用于能够通过并行活动来缩短项目工期的情况。
               进度计划编制工具
               自动化的进度计划编制工具包括进度模型,它用活动清单、网络图、资源需求和活动历时等作为输入,使用进度网络分析技术,自动生成开始和结束日期,从而可加快进度计划的编制过程。进度计划编制工具可与其他项目管理软件以及手工方法联合使用。
 
       实施采购
        实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程,其主要作用是通过达成协议,使内部和外部干系人的期望协调一致。
               输入
                      采购管理计划
                      采购管理计划描述了如何管理从编制采购文件到合同收尾的各采购过程。
                      采购文件
                      采购文件为合同和其他协议提供了审计线索。
                      供方选择标准
                      供方选择标准可包括供方能力、交付日期、产品成本、生命周期成本、技术专长以及拟使用的方法等。
                      卖方建议书
                      卖方为响应采购文件包而编制的建议书,是供评审的基本信息。评价小组将对其进行评价,来选择一个或多个中标人(卖方)。
                      项目文件
                      常用的项目文件包括风险登记册,其中有与风险相关的合同决策。
                      自制或外购决策
                      采购工作说明书
                      采购工作说明书规定了明确的工作目标、项目需求和所需结果,供应商们可据此做出量化应答。
                      组织过程资产
                      可能影响实施采购过程的组织过程资产包括潜在的和以往的合格卖方清单、关于卖方以往相关经验的信息和以往项目的协议。
               工具与技术
                      投标人会议
                      投标人会议(又称承包商会议、供货商会议或投标前会议)就是在投标书或建议书提交之前,在买方和所有潜在卖方之间召开的会议。会议的目的是保证所有潜在卖方对采购要求都有清楚且一致的理解,保证没有任何投标人会得到特别优待。为公平起见,买方必须尽力确保每个潜在卖方都能听到任何其他卖方所提出的问题,以及买方所做出的每个回答。可以运用相关技术来促进公平,例如,在召开会议之前收集投标人的问题或安排投标人考察现场。要把对问题的回答以修正案的形式纳入采购文件中。
                      建议书评价技术
                      对于复杂的采购,如果要基于卖方对既定加权标准的响应情况来选择卖方,则应该根据买方的采购政策,规定一个正式的建议书评审流程。在授予合同之前,建议书评价委员会将做出他们的选择,并报管理层批准。
                      独立估算
                      对于许多采购,采购组织可以自行编制独立估算,或者邀请外部专业估算师做出成本估算,并将此作为标杆,用来与潜在卖方的应答做比较。如果两者之间存在明显差异,则可能表明采购工作说明书存在缺陷或不明确,或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。
                      专家判断
                      专家判断可用来评价卖方建议书。
                      广告
                      在大众出版物(如报纸)或专业出版物上刊登广告,往往可以扩充现有的潜在卖方名单。有些组织使用在线资源来招揽供应商。
                      分析技术
                      在采购中,应该以合理的方式定义需求,以便卖方能够通过要约为项目创造价值。分析技术有助于组织了解供应商提供最终成果的能力,确定符合预算要求的采购成本,以及避免因变更而造成成本超支,从而确保需求能够并得以满足。通过审查供应商以往的表现,项目团队可以发现风险较多、需要密切监督的领域,以确保项目的成功。
                      采购谈判
                      采购谈判是指在合同签署之前,对合同的结构、要求及其他条款加以澄清,以取得一致意见。谈判的内容应包括责任、进行变更的权限、适用的条款和法律、技术和商务管理方法、所有权、合同融资、技术解决方案、总体进度计划、付款和价格等。谈判过程以形成买卖双方均可执行的合同文件而结束。
                      对于复杂的采购,合同谈判可以是一个独立的过程,有自己的输入(如各种问题或待决事项清单)和输出(如记录下来的决定)。对于简单的采购,合同的条款和条件可能是以前就已确定且不需要谈判的,只需要卖方接受。
                      项目经理可以不是采购谈判的主谈人。项目经理和项目管理团队的其他人员可以出席谈判会议,以便提供协助,并在必要时澄清项目的技术、质量和管理要求。
               输出
                      选定的卖方
                      根据建议书或投标书评价结果,那些被认为有竞争力,并且已与买方商定了合同草案的卖方,就是选定的卖方。对于较复杂、高价值和高风险的采购,在授予合同前需要得到组织中高级管理层的批准。
                      协议
                      采购合同中包括条款和条件,也可包括其他条目,如买方就卖方应实施的工作或应交付的产品所做的规定。在遵守组织的采购政策的同时,项目管理团队必须确保所有协议都符合项目的具体需要。因应用领域不同,协议也可称作谅解、合同、分包合同或订购单。合同是对双方具有约束力的法律协议,它强制卖方提供指定的产品、服务或成果,强制买方给予卖方相应补偿,是一种可诉诸法院的法律关系。
                      协议文件的主要内容可以包括:工作说明书或可交付成果描述,进度基准,绩效报告,履约期限,角色和责任,卖方履约地点,价格,支付条款,交付地点,检查和验收标准,产品支持,责任限制,费用和保留金,奖惩办法,保险和履约担保,分包许可,变更请求处理流程,合同终止条款,争议解决机制。
                      资源日历
                      在资源日历中记载签约资源的数量和可用性,以及每个特定资源或资源群的工作日或休息日。
                      变更请求
                      可以提出对项目管理计划、子计划和其他组成部分的变更请求,并提交整体变更控制过程审查与处理。
                      项目管理计划更新
                      项目管理计划中可能需要更新的内容包括成本基准、范围基准、进度基准、沟通管理计划和采购管理计划。
                      项目文件更新
                      可能需要更新的项目文件包括需求文件、需求跟踪文件、风险登记册和干系人登记册。
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