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控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程，其主要作用是确保买卖双方履行法律协议，满足采购需求。
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许多组织由于组织结构需要，把合同管理当作与项目相分离的一种管理职能，例如由法务部门来负责合同管理，此时虽然采购管理员可以是项目团队成员，但他通常向法务部的经理报告。
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在控制采购过程中，需要把适当的项目管理过程应用于合同关系，并把这些过程的输出整合进项目的整体管理中。如果项目有多个卖方，涉及多个产品、服务或成果，这种整合就经常需要在多个层次上进行。需要应用的项目管理过程可能包括：
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.指导与管理项目工作：授权卖方在适当时间开始工作。
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.整体变更控制：确保合理审批变更，以及干系人员都了解变更的情况。
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在控制采购过程中，还需要进行财务管理工作，监督向卖方的付款，确保按合同规定卖方所得的款项与实际工作进展相适应。
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在合同收尾前，经双方共同协商，可以根据协议中的变更控制条款对协议进行修改，这种修改通常都要书面记录下来。
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项目管理计划描述了如何管理从编制采购文件到结束采购的各采购过程。
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采购文件中包含管理各采购过程所需的各种支持性信息，如关于采购合同授予的规定和工作说明书。
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协议是双方之间达成的谅解，包括明确每一方的权利和义务。
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批准的变更请求可能包括对合同条款和条件的修改，例如，修改采购工作说明书、合同价格，以及对合同产品、服务或成果的描述。在把变更付诸实施前，所有与采购有关的变更都应该以书面形式正式记录并取得正式批准。
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.技术文档：按照合同规定，由卖方编制的技术文件和其他可交付成果信息。
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.工作绩效信息：卖方的绩效报告会显示哪些可交付成果已经完成，哪些还没有完成。
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工作绩效数据包括：满足质量标准的程度；已发生或已承诺的成本；已付讫的卖方发票的情况。这些数据都收集自项目执行过程中。
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合同变更控制系统规定了修改合同的过程，它包括文书工作、跟踪系统、争议解决程序以及各种变更所需的审批层次。合同变更控制系统应当与整体变更控制系统整合起来。
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采购绩效审查是一种结构化的审查，依据合同来审查卖方在规定的成本和进度内完成项目范围和达到质量要求的情况。包括对卖方所编文件的审查、买方开展的检查以及在卖方实施工作期间进行的质量审计。绩效审查的目标在于发现履约情况的好坏、相对于采购工作说明书的进展情况以及未遵循合同的情况，以便买方能够量化评价卖方在履行工作时所表现出来的能力。这些审查可以是项目状态审查的一部分。在项目状态审查时，通常要考虑关键供应商的绩效情况。
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在项目执行过程中，应该根据合同规定，由买方开展相关的检查与审计，卖方应对此提供支持。通过检查与审计，验证卖方的工作过程或可交付成果对合同的遵守程度。如果合同条款允许，某些检查与审计团队中可以包括买方的采购人员。
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根据协议要求，评估卖方提供的工作绩效数据和工作绩效报告，形成工作绩效信息，并向管理层报告。报告绩效为管理层提供关于卖方正在如何有效实现合同目标的信息。
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通常先由被授权的项目团队成员证明卖方的工作合格，再通过买方的应付账款系统向卖方付款，所有支付都必须严格按照合同条款进行并加以记录。
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如果买卖双方不能就变更补偿达成一致意见，甚至对变更是否已经发生都存在分歧，那么被请求的变更就成为有争议的变更或潜在的推定变更。有争议的变更也称为索赔、争议或诉求。在整个合同生命周期中，通常应该按照合同规定对索赔进行记录、处理、监督和管理。如果合同双方无法自行解决索赔问题，则需要按照合同中规定的争议解决程序进行处理。谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。
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项目经理采用记录管理系统来管理合同、采购文档和相关记录。记录管理系统包含特定的流程及相关的控制功能，以及作为项目管理信息系统一部分的自动化工具。
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工作绩效信息为发现当前或潜在问题提供依据，来支持后续索赔或开展新的采购工作。通过报告供应商的绩效情况，项目组织能够加强对采购绩效的认识，从而有助于改进预测、风险管理和决策。绩效报告还有助于处理与供应商之间的纠纷。
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工作绩效信息中包括合同履约信息，便于采购组织预计特定可交付成果的完成情况，追踪特定可交付成果的接收情况。合同履约信息有助于改进与供应商的沟通，使潜在问题得到迅速处理，令各方都满意。
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在控制采购过程中，可能提出对项目管理计划及其子计划和其他组成部分的变更请求，如成本基准、进度基准和采购管理计划。应该由整体变更控制过程对变更请求进行审查和批准。
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项目管理计划中可能需要更新的内容包括采购管理计划、进度基准和成本基准。
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可能需要更新的项目文件为采购文档。采购文档可包括采购合同，以及起支持作用的全部进度文件、已提出但未批准的合同变更和已批准的变更请求。采购文档还包括任何由卖方编制的技术文档和其他工作绩效信息，如可交付成果、卖方绩效报告、担保文件、财务文件（含发票和付款记录）和与合同相关的检查结果等。
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可能需要更新的组织过程资产包括往来函件、支付计划和请求以及卖方绩效评估文件。
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