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如果项目团队成员是事先选定的，那么他们就是被预分派的。预分派可在下列情况下发生：在竞标过程中承诺分派特定人员进行项目工作；项目取决于特定人员的专有技能；项目章程中指定了某些人员的工作分派。
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在许多项目中，通过谈判完成人员分派。例如项目管理团队可能需要与下列各方谈判：
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.职能经理：确保项目能够在需要时获得具备适当能力的人员，确保项目团队成员能够、愿意并且有权在项目上工作，直到完成其职责。
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.执行组织中的其他项目管理团队：合理分配稀缺或特殊人力资源。
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.外部组织、卖方、供应商、承包商等：获取合适的、稀缺的、特殊的、合格的、经认证的或其他诸如此类的特殊人力资源。特别需要注意与外部谈判有关的政策、惯例、流程、指南、法律及其他标准。
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在人员分派谈判中，项目管理团队影响他人的能力很重要，如同在组织中的政治能力一样重要。例如，职能经理在决定把杰出人才分派给哪个项目时，将会权衡各竞争项目的优势和知名度。
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如果执行组织不能提供完成项目所需的人员，就需要从外部获得所需的服务，这可能包括雇佣独立咨询师，或把相关工作分包给其他组织。
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虚拟团队的使用为招募项目团队成员提供了新的可能性。虚拟团队可定义为具有共同目标、在完成角色任务的过程中很少或没有时间面对面工作的一群人。现代沟通技术（如电子邮件、电话会议、社交媒体、网络会议和视频会议等）使虚拟团队成为可行。
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虚拟团队也有一些缺点，例如可能产生误解，有孤立感，团队成员之间难以分享知识和经验，采用通信技术的成本等。
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在虚拟团队的环境中，沟通规划变得尤为重要。可能需要花更多时间，来设定明确的期望，促进沟通，制定冲突解决方法，召集人员参与决策，理解文化差异，以及共享成功喜悦。
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在组建项目团队过程中，经常需要使用团队成员选择标准。通过多标准决策分析，制定出选择标准，并据此对候选团队成员进行定级或打分。根据各种因素对团队的不同重要性，赋予选择标准不同的权重。
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.可用性：团队成员能否在项目所需时段内为项目工作，在项目期间内是否存在影响可用性的因素。
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.成本：聘用团队成员所需的成本是否在规定的预算内。
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.知识：团队成员是否掌握关于客户、类似项目和项目环境细节的相关知识。
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.技能：团队成员是否具有相关的技能，来使用项目工具，开展项目执行或培训。
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.态度：团队成员能否与他人协同工作，以形成有凝聚力的团队。
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