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信息系统软件运维文档是对运维服务参与各方主体从事信息系统软件运维实施及运维管理提供决策支持的一种载体。在信息系统软件运维过程中，能及时、准确、完善地掌握与运维有关的大量信息，处理和管理好各类运维策划、实施、检查和改进信息，是运维管理的重要工作内容。
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文档能提高软件运维过程的能见度，把用户反映的问题、用户提交的报告、用户增加的需求、对用户反映问题的维护反馈记录、运维过程中发生的事件以某种可阅读的形式记录在文档中，管理人员可把这些记载下来的材料作为检查软件运维进度和运维质量的依据，正确统计运维的工作量，实现对信息系统软件运维的工程管理，提高运维效率。文档作为运维人员一定阶段的工作成果和结束标志，记录运维过程中的有关信息，便于管理人员、运维人员、操作人员、用户之间的协作和交流，使信息系统软件运维更科学、更有成效。
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（1）文档管理制度化。形成一整套完善的文档管理制度，根据这一套制度来协调控制、评价信息系统软件运维中各类人员的工作。
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（2）文档标准化、规范化。在信息系统软件运维前要选择或制定文档标准，在统一的标准约束下来规范地建立各类文档。
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（3）落实文档管理人员。应设专人负责集中保管与信息系统软件运维相关的文档，他人可按一定的流程向文档管理员借阅文档。
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（4）保持文档的一致性。信息系统软件在运维过程中如果修改了原来的需求和设计，但是文档却没有进行同步修改，造成交付的文档与实际信息系统软件不一致，使用户在使用信息系统软件参考文档对软件进行维护时出现许多误解，这将严重影响系统的质量和维护的效率。所以，在信息系统软件运维过程中，如果修改部分涉及设计文档或用户手册的，一定要及时更改，这样才能达到事半功倍的效果。
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（5）维护文档的可追踪性。由于信息系统软件运维的动态性，软件的某种修改最终是否有效要经过一定的时间检验，所以运维文档也应与相应的信息系统软件一样要分版本进行管理，这样软件和文档就具有可追踪性，便于持续地运维与改进。
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