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信息系统项目的文档中会用到很多图表，对这些图表进行有规则的编号，可以方便图表的查找。图表的编号一般采用分类结构。下图所示为根据生命周期法的五个阶段给出的图表分类编号规则示例。根据该规则，可以通过图表编号判断该图表处于系统开发周期的哪一个阶段，属于哪一个文档，文档中的哪一部分内容及第几张图表。
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为了存档及未来使用的方便，应该为信息系统项目文档编写文档目录。目录中应包含文档编号、文档名称、格式或载体、份数、每份页数或件数、存储地点、存档时间以及保管人等。文档编号一般为分类结构，可以采用同图表编号类似的编号规则。文档名称要完整规范。格式或载体指的是原始单据或报表、磁盘文件、磁盘文件打印件、大型图表、重要文件原件和光盘存档等。
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信息系统项目的文档资料涉及文本、图形和表格等多种类型，无论是哪种类型的文档都应该遵循统一的书写规范，包括符号的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、注明文档书写人及书写日期等。
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信息系统的文档是系统建设过程的"痕迹"，是系统维护人员的指南，是开发人员与用户交流的工具。规范的文档意味着系统是按照工程化开发的，意味着信息系统的质量有了形式上的保障。文档的欠缺、文档的随意性和文档的不规范，极有可能导致原来的开发人员流动以后，系统不可维护、不可升级，变成了一个没有扩展性、没有生命力的系统。
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信息系统的文档不仅包括应用软件开发过程中产生的文档，还包括硬件采购和网络设计中形成的文档：不仅包括上述有一定格式要求的规范文档，也包括系统建设过程中的各种来往文件、会议纪要、会计单据等资料形成的不规范文档，后者是建设各方谈判甚至索赔的重要依据；不仅包括系统实施记录，也包括程序资料和培训教程等。
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