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工作流（work flow）就是自动运作的业务过程部分或整体，表现为参与者对文件、信息或任务按照规程采取行动，并令其在参与者之间传递。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。我们可以将整个业务过程看作是一条河，其中流过的就是工作流。
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工作流管理（Workflow Management, WFM）是人与电脑共同工作的自动化协调、控制和通信，在电脑化的业务过程上，通过在网络上运行软件，使所有命令的执行都处于受控状态。在工作流管理下，工作量可以被监督，分派工作到不同的用户达成平衡。
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工作流管理系统（Workflow Management System, WFMS）通过软件定义、创建工作流并管理其执行。它运行在一个或多个工作流引擎上，这些引擎解释对过程的定义，与工作流的参与者（包括人或软件）相互作用，并根据需要调用其他的IT工具或应用。
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总体来说，实际企业中运作的工作流管理系统，是一个“人一电脑”结合的系统。它的基本功能体现在几个方面：
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（1）定义工作流，包括具体的活动、规则等，这些定义是同时被人及电脑所“理解”的。
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（3）监察、控制、管理运行中的业务（工作流），例如任务、工作量与进度的检察、平衡等。
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企业流程自动化的应用平台工作流管理系统最直接的用途就是和企业业务流程重组（Business Process Reengineering, BPR）技术相结合管理企业的各种流程，实现企业流程的自动化。BPR是对企业过程中的核心流程进行根本的重思考和彻底的重设计，以便在现有衡量企业表现的关键如成本、品质、服务和速度等方面获得戏剧化的改善。
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工作流管理系统则提供了流程自动执行、流程统计分析、实例实时监控和跟踪等功能的一系列软件工具集，一方面实现了流程在计算机上的自动处理，大大缩短了流程的生命周期，提高了企业的工作和生产效率；另一方面，又可以使用户方便地分析企业业务流程，找出不合理之处，快速给出流程重组的方案。因此，工作流是业务流程重构技术的实现和延伸。
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工作流机是一个为工作流实例的执行提供运行环境的软件服务或“引擎”。它主要提供以下功能：对过程定义进行解释；控制过程实例的生成、激活、挂起、终止等；控制活动实例间的转换，包括串行或并行操作、工作流相关数据的解释等；支持用户操作的界面；维护工作流控制数据和工作流相关数据，在应用或用户间传递工作流相关数据；提供一个用于激活外部应用程序和访问工作流相关数据的界面；提供控制、管理和监督的功能。
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工作流机的一个重要功能就是控制实例和活动实例的状态转换。工作流管理联盟的参考模型中为过程实例的运行状态和活动实例的状态进行了定义，并给出了状态转换的条件。
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ERP系统是对企业能够提供业务数据支持的信息系统，OA系统是实现公文收发、流转、签发、归档等群组化办公作业自动化的信息系统。两者都是为实现单一目标而运行的信息系统。
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在企业的业务活动中，经常有些业务是贯穿ERP和OA两个系统的。比如采购流程：采购申请生成、采购定单生成、验收单生成是在ERP系统进行；采购单审批、入库准备单流转在OA系统进行。企业中存在对OA和ERP两个系统集成的需求。另外，ERP系统和OA系统实施的难度差别造成一个时期内系统覆盖范围不同，将两个系统集成，ERP的实施效果可以事半功倍。
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将两个系统集成，涉及组织、角色、任务和过程的定义和管理。通过工作流系统进行集成，不但可以把两个系统中的多个模型统一，还可以使企业专注于应用业务，更方便地进行BPR。
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对ERP和OA两个系统的集成，主要的工作有集成方案的确定、系统集成功能范围的确定、工作流系统的创建或改造、组织模型的统一等。
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