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用户写完一个电子邮件信息并指定接收方以后，电子邮件软件将该信息的副本发送给每个接收方。在大多数系统中，需要两部分独立的程序：用户在写信息或读接收到的信息时与电子邮件接口程序进行交互；邮件传输程序将一个信息副本发送给一台远程计算机。当用户写完一个发送的信息时，电子邮件接口程序将该信息置于一个队列中由邮件传输程序处理。邮件传输程序等待放入队列的信息，然后向每个接收方发送该信息的副本。向本地计算机上的接收方发送信息副本是简单的，因为传输程序只要向用户邮箱中输入该副本就可以了。向远程用户发送副本相对复杂一些，邮件传输程序作为一个客户与远程的服务器通信，客户向服务器发送信息，服务器将信息副本放入接收方的邮箱。
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Internet的邮件传输标准为SMTP，即简单邮件传输协议。当邮件传输程序与远程服务器通信时，它构造一个TCP连接，并在此上面进行通信。一旦连接建立，这两个程序就遵循SMTP协议，它允许发送方指定接收方以及传输电子邮件信息。
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尽管邮件传输看起来很简单，但SMTP协议仍需处理许多细节。例如，SMTP要求可靠的传递，发送方必须保存一个信息的副本，直至接收方接收到该邮件副本。此外，SMTP还允许发送方询问一个给定的邮箱在服务器所在的计算机上是否存在。
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电子邮件具有分发、列表和转发功能。许多电子邮件系统包含一个邮件转发器，它是一个能转发信息副本的程序。通过邮件列表可以向一组电子邮件地址发送信件。发送方不需列出所有接收方的地址，就能向一组用户发送信件。接收方要想接收到发往该组的邮件，就必须请求在列表中加上自己的电子邮件地址。
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TCP/IP协议簇包含一个提供对电子邮件邮箱进行远程存取的协议，称为邮局协议（POP）。电子邮箱放在一台运行POP协议的服务器上，服务器的客户可实现对邮箱的邮件存取。POP协议对于拨号连接的用户特别适用，用户只需与邮箱所在的计算机建立一个拨号连接，就可以与服务器进行通信，收发电子邮件。
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上面介绍的SMTP协议与相应的电子邮件服务器和POP协议与POP服务器，它们是有区别的。虽然它们的功能都是通过Internet实现邮件通信，但它们采用不同的协议，使用不同的服务器，在功能上也有一些区别。SMTP邮件服务器接收来自任意发送方的信息，而POP服务器只有在用户输入正确的身份信息后才允许对邮箱进行存取。计算机通信通常是一个用户对另一个用户或者一个用户对多个用户，由两个分别称为客户机和服务器之间的交互实现的。电子邮件系统也遵从客户机／服务器结构，即两个程序相配合，将电子邮件从发送人的计算机传送到收信人的邮箱。当用户发送电子邮件时，发信方的计算机就成为一个客户机，收信人的计算机就成为服务器。
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当用户结束电子邮件的编辑，客户软件就自动启动。客户软件使用电子邮件的地址来确定与哪一台计算机联系。当服务器接收到电子邮件时，就将它存放到收信人的信箱中。
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另外，系统管理员可以建立一个公共信件发送清单，它允许连接到Internet上的一个计算机用户向一组收信人发送信件。
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电子邮件（Electronic Mail，E-mail）,是传统邮件的电子化，它最早出现在ARPANET中。电子邮件（E-mail）是Internet提供的最主要的应用之一，它已经成为世界上最快的邮局，成为倍受欢迎的通信方式。电子邮件通过Internet传送，可在几秒钟之内传到世界各地，不受时间、气候和地理的限制，而且可以附加传送计算机文件、图像、声音和视频等多种信息。与传统的信件相比，电子邮件具有速度快、价格低的优点。
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电子邮件系统是一种新型的信息系统，是通信技术和计算机技术结合的产物。它是一种“存储转发式”的服务，属异步通信方式，这正是电子邮件系统的核心。利用存储转发可进行非实时通信，信件发送者可随时随地发送邮件。接收者可随时打开计算机读取信件，不受时空限制。在这里，“发送”邮件意味着将邮件放到收件人的信箱中，而“接收”邮件则意味着从自己的信箱中读取信件，信件在信箱之间进行传递和交换，也可以与另一个邮件系统进行传递和交换，信箱实际上是由文件管理系统支持的一个实体。因为电子邮件是通过邮件服务器Mail Server来传递文件的。通常Mail Server是执行多任务操作系统Unix的计算机，它提供24小时的电子邮件服务，用户只需向Mail Server管理人员申请一个信箱账号，就可使用这项快速的邮件服务了。
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与普通信件一样，电子邮件也需要地址。这个地址就是在Internet电子信箱的地址。电子邮件地址就是用户在ISP所开设的邮件账号加上POP3服务器的域名。例如：liuhy@sdfi.edu.cn，在此地址中“liuhy”是用户名，也就是用户在ISP所提供的POP3服务器上所注册的电子邮件账号，“sdfi.edu.cn”是POP3服务器的域名。中间用“@”分隔，表示“at”的意思。用户发送电子邮件时，必须给出接收方的电子邮件地址。
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电子邮件的传输则是通过电子邮件简单传输协议SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）这一系统软件来实现的。SMTP协议是TCP/IP的一部分，它用于描述邮件是如何在Internet上传输的。遍布全球的邮件服务器根据SMTP协议来发送和接收邮件，SMTP就像Internet上的通用语言一样，负责处理邮件服务器之间的消息传递。
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电子邮件的发送由简单邮件传输协议（SMTP）服务器来完成。它好比是邮局的邮筒，将信投入后，由邮局定时发送。接收邮件由邮局协议（POP3）服务器来完成，来信都存放于此，用户通过电子邮件软件来取信。
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当用户写好电子邮件后，可通过电子邮件软件（Outlook等）将它发送出去。电子邮件软件使用SMTP协议和TCP/IP协议将用户的邮件打包后，加上信件头送到用户所设置的Internet服务商（ISP）的SMTP服务器上。然后SMTP服务器根据用户所写的电子邮件地址，通过路由器按照当前网络传输的情况，寻找一条最不拥挤的路由，将邮件传输给下一个SMTP服务器。该服务器也如法炮制，将邮件一直传送到接收方用户的ISP所提供的POP3服务器中，并保存在以接收方用户开设的信箱中。接收方用户可以通过电子邮件软件打开自己在POP3服务器上的信箱，来接收电子邮件。
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电子邮件在发送和接收的过程中还要遵循一些基本协议和标准，这些协议主要有SMTP、POP3、IMAP、MIME等。只有通过这些电子邮件协议，一份电子邮件才能顺利地被发送和接收。下面介绍几种重要的电子邮件协议。
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SMTP（Simple Mail Transfer Protocol，简单邮件传输协议）是Internet上基于TCP/IP的应用层协议，适用于主机与主机之间的电子邮件交换。SMTP的特点是简单，它只定义了邮件发送方和接收方之间的连接传输，将电子邮件由一台计算机传送到另一台计算机，而不规定其他任何操作（如用户界面的交互、邮件的接收、邮件存储等）。Internet上几乎所有主机都运行着遵循SMTP的电子邮件软件，因此使用非常普遍。另外，由于SMTP简单，因而其有一定的局限性，它只能传送ASCII文本文件，而对于一些二进制数据文件则需要进行编码后才能传输。相比之下，具有同样功能的X.400协议要比SMTP完善得多，但由于X.400要求的环境较高，因此它的使用仅限于某些特定的网络中。
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电子邮件用户要从邮件服务器读取或下载邮件时必须要有邮件读取协议。现在常用的邮件读取协议有两个：一个是邮局协议的第3版本（Post Office Protocol Version 3, POP3）；另一个是因特网报文存取协议（Internet Message Access Protocol, IMAP）。
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POP3是一个非常简单，但功能有限的邮件读取协议，大多数ISP都支持POP3。当邮件用户将邮件接收软件设定为POP3阅读电子邮件时，每当使用者要阅读电子邮件时，它会把所有信件内容都下载至使用者的计算机，此外，它可选择把邮件保留在邮件服务器上或是不保留在邮件服务器上；不管怎么样，它都会全部下载至使用者的计算机。当使用者选择不保留邮件在服务器上时，若使用者不使用同一台计算机阅读电子邮件时，他将无法阅读之前所下载过的信件。而如果使用者选择保留邮件在服务器上，当信件的数量积累太多时，阅读信件所需要花的时间也相对较长。若使用者不使用同一台计算机阅读电子邮件时，信件内容将会保留在每一台所使用的计算机上，如此一来，如果使用者不及时清理其信件时，信件将很容易被其他人阅读。
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IMAP是另一种邮件读取协议。当邮件用户将邮件接收设定为IMAP阅读电子邮件时，它并不会把所有信件内容都下载至计算机，而只下载邮件的主题等信息，所有的信件都还保留在邮件服务器上，因为只下载邮件的主题等信息，所以相对于POP3来说，阅读电子邮件的速度比较快；当使用者要阅读信件时，才会将信件的内容下载至使用者的计算机上，当使用者离线后，若要再阅读信件时，就要重新输入账号和密码，才能阅读所有的信件内容。因为信件内容没有下载至使用者的计算机，因此对使用者的信件提供了较高的隐秘性，其他人无法看到其信件内容。目前，使用的IMAP协议是其第4个版本，即IMAP4。
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MIME（Multipurpose Internet Mail Extensions）是一种编码标准，它解决了SMTP只能传送ASCII文本的限制，MIME定义了各种类型数据，如声音、图像、表格、二进制数据等的编码格式。通过对这些类型的数据编码并将它们作为邮件中的附件（Attachment）进行处理，以保证这部分内容完整、正确地传输。因此，MIME增强了SMTP的传输功能，统一了编码规范。目前，SMTP、POP3、IMAP和MIME已广泛应用于各种E-mail系统，成为Internet上邮件传送的标准。
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在TCP/IP网络中，传输层的所有服务都包含端口号，它们可以唯一区分每个数据包包含哪些应用协议。端口系统利用这种信息来区分包中的数据，尤其是端口号使一个接收端计算机系统能够确定它所收到的IP包类型，并把它交给合适的高层软件。
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端口号和设备IP地址的组合通常称作插口（socket）。任何TCP/IP实现所提供的服务都用知名的1～1023之间的端口号。这些知名端口号由Internet号分配机构（Internet Assigned Numbers Authority, IANA）来管理。例如，SMTP所用的TCP端口号是25，POP3所用的TCP端口号是110，DNS所用的UDP端口号为53，WWW服务使用的TCP端口号为80。FTP在客户与服务器的内部建立两条TCP连接，一条是控制连接，端口号为21；另一条是数据连接，端口号为20。
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256～1023之间的端口号通常由UNIX系统占用，以提供一些特定的UNIX服务。也就是说，提供一些只有UNIX系统才有的而其他操作系统可能不提供的服务。
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在实际应用中，用户可以改变服务器上各种服务的保留端口号，但要注意，在需要服务的客户端也要改为同一端口号。
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