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在众多的网络应用中，电子邮件系统是应用最广泛、最有发展前途的网络应用之一。据统计，在Internet中1/3以上的应用是关于电子邮件系统。电子邮件系统既是一种通用的网络应用，也是一种为其他应用所使用的基础设施。
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电子邮件系统是在一些特定的节点计算机上运行相应的软件，使之充当"邮局"，用户可以在这台计算机上租用一个"电子邮箱"作为收发信件使用。电子邮件是Internet上使用最广泛的一种服务，它与传统的邮件最大的不同点是没有纸张，不需要写信封、贴邮票，也没有邮差，只要知道接收方的电子信箱，就可以通过计算机网络进行通信。
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电子邮件的内容大多为文本格式，也可以是图形或二进制文件（程序、数据库、字处理文件）。这些特殊数据在传送之前必须转化成相应的文本信息。目前，电子邮件还可以传送照片、声音和视频动画。电子邮件采用存储与转发技术。存储是指发送方将信息存入存储系统；当接收方准备好以后，信息就可以转发过去。邮件的发送方式可以是个人到个人、PC到PC以及程序到程序等各种形式。写信人一旦将信件准备好，E-mail软件就通过Internet将信件送到接收者的信箱中。
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.用户使用的计算机必须联网。向本地服务器以外发送电子邮件，本地服务器必须与Internet相接。
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.邮件的发送者、接收者都必须有一个电子邮件信箱地址。
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.安装有电子邮件发／收所用的程序，如常用的Elm、Pegasus、Pine及Eudora等用户代理程序。
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为了实现全球范围内的通信，用户所选用的电子邮件系统应能处理不同的邮件格式、不同的邮件地址和不同的邮件功能。
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Internet上的电子邮件为用户提供了进行复杂通信和交互的服务功能。常用的功能如下。
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.用户的邮件可以发送给一个或多个接收者。当用户发送邮件给其他人时，只需在"CC："列表中加入一个或多个地址。
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.电子邮件系统允许用户使用邮箱存储邮件，该功能用来存储用户一时还来不及阅读的邮件，从而可以组织大型的邮件。
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.邮件转发功能可以使用户收到信件后转发给本地服务器的各用户，也可以转发给与Internet联网的用户。
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.通信录和别名的使用使电子邮件的应用更加简单，电子邮件系统支持从所收到的邮件中使用邮件地址别名的功能。
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.对于比较重要的邮件，电子邮件系统可提供加密服务功能。
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在电子邮件发送前，每个用户必须有一个电子邮箱来存放邮件。每个电子邮箱有一个唯一的邮件地址，当用户发送邮件时，应使用电子邮件地址来说明接收方。一种广泛使用的格式是mailbox@computer，这里mailbox是一个指明用户邮箱的字符串，而computer是一个指明邮箱所在的计算机的字符串，即域名。
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将电子邮件地址划分为两部分是很重要的。因为这种划分允许每个计算机系统规定邮箱的标识，不同的计算机可以使用不同的邮箱标识机制，同时这种划分允许任一计算机系统上的用户交换电子邮件信息。为此，发送方计算机上的电子邮件软件在发送信息时使用地址中的第二部分，一旦信息到达接收方的计算机，这台计算机的本地软件就使用地址中的第一部分来选择指定的邮箱将信息放进去。
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总之，每个电子邮箱都有一个唯一的地址，它分为两部分：第一部分标识用户的邮箱，第二部分标识邮箱所在的计算机。发送方的电子邮件软件使用第二部分来选择目的地，接收方的电子邮件软件使用第一部分来选择指定的邮箱。
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地址的邮箱部分使用怎样的格式，取决于计算机上的电子邮件软件，也取决于使用的操作系统。有些软件系统允许系统管理员选择邮箱名字，而另一些系统需要一个与用户登录标识相同的邮箱标识。
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具有选择权的系统管理员经常以将用户的姓和名字缩写的方式生成邮箱标识，这种缩写方式使得电子邮件地址中的邮箱部分容易记忆和正确输入；而使用用户登录标识构成邮箱标识的系统，邮件地址不容易读懂和记住。
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电子邮件的信息格式很简单。信息包括两部分，中间用一个空行分隔。第一部分是一个报头，包括有关发送方、接收方、信息主题等方面的信息；第二部分是主体，包括信息的文本。
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虽然信息的主体可以包括任意的文本，但电子邮件软件在收、发信息时仍使报头保持标准形式。每个报头首先是一个关键字、一个冒号，然后是附加的信息。关键字告诉电子邮件软件如何翻译该行中剩下的内容。
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有些关键字在电子邮件报头中是必需的，另一些是可选的。例如，每个报头必须包含以To开头的行，说明一个接收方的列表。To和随后的冒号之后的内容包含一个或多个电子邮件地址，每个地址对应一个接收方。电子邮件的头部放置一个以From开头的行，其后跟随的是发送方的电子邮件地址。此外，还可以在后面列出一些附加信息行。下表列出了电子邮件中的一些常用关键字及其含义。
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用户写完一个电子邮件信息并指定接收方以后，电子邮件软件将该信息的副本发送给每个接收方。在大多数系统中，需要两部分独立的程序：用户在写信息或读接收到的信息时与电子邮件接口程序进行交互；邮件传输程序将一个信息副本发送给一台远程计算机。当用户写完一个发送的信息时，电子邮件接口程序将该信息置于一个队列中由邮件传输程序处理。邮件传输程序等待放入队列的信息，然后向每个接收方发送该信息的副本。向本地计算机上的接收方发送信息副本是简单的，因为传输程序只要向用户邮箱中输入该副本就可以了。向远程用户发送副本相对复杂一些，邮件传输程序作为一个客户与远程的服务器通信，客户向服务器发送信息，服务器将信息副本放入接收方的邮箱。
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Internet的邮件传输标准为SMTP，即简单邮件传输协议。当邮件传输程序与远程服务器通信时，它构造一个TCP连接，并在此上面进行通信。一旦连接建立，这两个程序就遵循SMTP协议，它允许发送方指定接收方以及传输电子邮件信息。
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尽管邮件传输看起来很简单，但SMTP协议仍需处理许多细节。例如，SMTP要求可靠的传递，发送方必须保存一个信息的副本，直至接收方接收到该邮件副本。此外，SMTP还允许发送方询问一个给定的邮箱在服务器所在的计算机上是否存在。
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电子邮件具有分发、列表和转发功能。许多电子邮件系统包含一个邮件转发器，它是一个能转发信息副本的程序。通过邮件列表可以向一组电子邮件地址发送信件。发送方不需列出所有接收方的地址，就能向一组用户发送信件。接收方要想接收到发往该组的邮件，就必须请求在列表中加上自己的电子邮件地址。
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TCP/IP协议簇包含一个提供对电子邮件邮箱进行远程存取的协议，称为邮局协议（POP）。电子邮箱放在一台运行POP协议的服务器上，服务器的客户可实现对邮箱的邮件存取。POP协议对于拨号连接的用户特别适用，用户只需与邮箱所在的计算机建立一个拨号连接，就可以与服务器进行通信，收发电子邮件。
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上面介绍的SMTP协议与相应的电子邮件服务器和POP协议与POP服务器，它们是有区别的。虽然它们的功能都是通过Internet实现邮件通信，但它们采用不同的协议，使用不同的服务器，在功能上也有一些区别。SMTP邮件服务器接收来自任意发送方的信息，而POP服务器只有在用户输入正确的身份信息后才允许对邮箱进行存取。计算机通信通常是一个用户对另一个用户或者一个用户对多个用户，由两个分别称为客户机和服务器之间的交互实现的。电子邮件系统也遵从客户机／服务器结构，即两个程序相配合，将电子邮件从发送人的计算机传送到收信人的邮箱。当用户发送电子邮件时，发信方的计算机就成为一个客户机，收信人的计算机就成为服务器。
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当用户结束电子邮件的编辑，客户软件就自动启动。客户软件使用电子邮件的地址来确定与哪一台计算机联系。当服务器接收到电子邮件时，就将它存放到收信人的信箱中。
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另外，系统管理员可以建立一个公共信件发送清单，它允许连接到Internet上的一个计算机用户向一组收信人发送信件。
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