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用户写完一个电子邮件信息并指定接收方以后，电子邮件软件将该信息的副本发送给每个接收方。在大多数系统中，需要两部分独立的程序：用户在写信息或读接收到的信息时与电子邮件接口程序进行交互；邮件传输程序将一个信息副本发送给一台远程计算机。当用户写完一个发送的信息时，电子邮件接口程序将该信息置于一个队列中由邮件传输程序处理。邮件传输程序等待放入队列的信息，然后向每个接收方发送该信息的副本。向本地计算机上的接收方发送信息副本是简单的，因为传输程序只要向用户邮箱中输入该副本就可以了。向远程用户发送副本相对复杂一些，邮件传输程序作为一个客户与远程的服务器通信，客户向服务器发送信息，服务器将信息副本放入接收方的邮箱。
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Internet的邮件传输标准为SMTP，即简单邮件传输协议。当邮件传输程序与远程服务器通信时，它构造一个TCP连接，并在此上面进行通信。一旦连接建立，这两个程序就遵循SMTP协议，它允许发送方指定接收方以及传输电子邮件信息。
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尽管邮件传输看起来很简单，但SMTP协议仍需处理许多细节。例如，SMTP要求可靠的传递，发送方必须保存一个信息的副本，直至接收方接收到该邮件副本。此外，SMTP还允许发送方询问一个给定的邮箱在服务器所在的计算机上是否存在。
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电子邮件具有分发、列表和转发功能。许多电子邮件系统包含一个邮件转发器，它是一个能转发信息副本的程序。通过邮件列表可以向一组电子邮件地址发送信件。发送方不需列出所有接收方的地址，就能向一组用户发送信件。接收方要想接收到发往该组的邮件，就必须请求在列表中加上自己的电子邮件地址。
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TCP/IP协议簇包含一个提供对电子邮件邮箱进行远程存取的协议，称为邮局协议（POP）。电子邮箱放在一台运行POP协议的服务器上，服务器的客户可实现对邮箱的邮件存取。POP协议对于拨号连接的用户特别适用，用户只需与邮箱所在的计算机建立一个拨号连接，就可以与服务器进行通信，收发电子邮件。
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上面介绍的SMTP协议与相应的电子邮件服务器和POP协议与POP服务器，它们是有区别的。虽然它们的功能都是通过Internet实现邮件通信，但它们采用不同的协议，使用不同的服务器，在功能上也有一些区别。SMTP邮件服务器接收来自任意发送方的信息，而POP服务器只有在用户输入正确的身份信息后才允许对邮箱进行存取。计算机通信通常是一个用户对另一个用户或者一个用户对多个用户，由两个分别称为客户机和服务器之间的交互实现的。电子邮件系统也遵从客户机／服务器结构，即两个程序相配合，将电子邮件从发送人的计算机传送到收信人的邮箱。当用户发送电子邮件时，发信方的计算机就成为一个客户机，收信人的计算机就成为服务器。
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当用户结束电子邮件的编辑，客户软件就自动启动。客户软件使用电子邮件的地址来确定与哪一台计算机联系。当服务器接收到电子邮件时，就将它存放到收信人的信箱中。
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另外，系统管理员可以建立一个公共信件发送清单，它允许连接到Internet上的一个计算机用户向一组收信人发送信件。
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