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信息系统文档的规范化管理主要体现在文档书写规范、图表编号规则、文档目录编写标准和文档管理制度等几个方面。
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信息系统项目的文档资料涉及文本、图形和表格等多种类型,无论是哪种类型的文档都应该遵循统一的书写规范,包括符号的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、注明文档书写人及书写日期等。
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信息系统项目的文档中会用到很多图表,对这些图表进行有规则的编号,可以方便图表的查找。图表的编号一般采用分类结构。下图所示为根据生命周期法的五个阶段给出的图表分类编号规则示例。根据该规则,可以通过图表编号判断该图表处于系统开发周期的哪一个阶段,属于哪一个文档,文档中的哪一部分内容及第几张图表。
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为了存档及未来使用的方便,应该为信息系统项目文档编写文档目录。目录中应包含文档编号、文档名称、格式或载体、份数、每份页数或件数、存储地点、存档时间以及保管人等。文档编号一般为分类结构,可以采用同图表编号类似的编号规则。文档名称要完整规范。格式或载体指的是原始单据或报表、磁盘文件、磁盘文件打印件、大型图表、重要文件原件和光盘存档等。
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文档的管理制度需根据组织实体的具体情况而定,主要包括建立文档的相关规范、文档借阅记录的登记制度、文档使用权限控制规则等。建立文档的相关规范是指文档书写规范、图表编号规则和文档目录编写标准等。文档的借阅应该进行详细的记录,并且需要考虑借阅人是否有使用权限。在文档中存在商业秘密或技术秘密的情况下,还应注意保密。特别要注意的是,项目干系人签字确认后的文档要与相关联的电子文档一一对应,这些电子文档还应设置为只读。
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