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       系统预算及差异分析
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        成本管理以预算成本为限额,按限额开支成本和费用,并以实际成本和预算成本比较,衡量活动的成绩和效果,并纠正差异,以提高工作效率,实现以至超过预期目标。因此完整的成本管理模式应包括:预算;成本核算及IT服务计费;差异分析及改进措施。
               预算
               预算是指组织按照一定的业务量水平及质量水平,估计各项成本、计算预算成本,并以预算成本为控制经济活动的依据,衡量其合理性。当实际状态和预算有了较大差异时,要查明原因并采取措施加以控制。编制预算是以预算项目的成本预测及IT服务工作量的预测为基础的。
               预算的编制方法主要有增量预算和零基预算,其选择依赖于企业的财务政策。增量预算是以去年的数据为基础,考虑本年度成本、价格等的期望变动,调整去年的预算。在零基预算下,组织实际所发生的每一活动的预算最初都被设定为零。为了在预算过程中获得支持,对每一活动必须就其持续的有用性给出有说服力的理由。即详尽分析每一项支出的必要性及其取得的效果,确定预算标准。零基预算方法迫使管理当局在分配资源前认真考虑组织经营的每一个阶段。这种方法通常比较费时,所以一般几年用一次。
               .预算项目的成本预测。预算项目一般按照成本项目划分,一旦确定一般要保持稳定,这样一是可以使企业了解其成本变动趋势,进行纵向比较,也可以与其他企业之间进行横向比较,二是为成本管理活动提供了一个简单的处理基础,如折旧可以按照成本类型的不同分别进行处理。
               在预算编制时,各预算项目的成本一般都是未知的,如加班工资、外部网收费等,因此必须对其进行预测。预测这些成本是以从前IT会计年度的成本数据为基础或以未来工作量的预测为基础进行的。IT成本管理必须谨慎地估计不可控制的成本的变化。
               .IT服务工作量预测。IT工作量是成本变化的一个主要原因之一,因此,在编制预算的时候,要预测未来IT工作量。不仅成本管理活动需要估计工作量,在服务级别管理和容量管理中也需要对工作量进行预测。工作量预测将以工作量的历史数据为基础,考虑数据的更新与计划的修改,得出未来的IT工作量。
               成本核算及IT服务计费
               IT服务计费是指向接受IT部门服务的业务部门(客户)收取费用,进行成本效益核算的过程。IT服务计费包括确定收费对象和选择计算收费额的方法。良好的IT服务计费是以存在有效的会计系统、完善的成本核算为前提。如果接受IT服务的客户是组织外部的客户,则将收取费用作为提供服务的回报,如果接受IT服务的客户是企业内部其他部门,则用模拟方式进入适当的会计科目,以反映IT部门的活动效果及其对应部门的活动耗费。
               进行IT服务计费的目的有两个:防止成本转移带来的部门间责任转嫁,使每个责任中心都能作为单独的组织单位进行业绩评价;IT服务计费系统所确定的转移价格作为一种价格引导业务部门采取明智的决策,IT部门据此确定提供产品或服务的数量,IT服务需求部门据此确定所需要的产品或服务的数量。但是,这两个目的往往存在矛盾。能够满足评价部门业绩的转移价格,可能引导部门经理采取并非对企业而言最理想的决策;而能够正确引导部门经理的转移价格可能使某个部门获利水平很高而另一个部门面临亏损。因此很难找到理想的转移价格,而只能根据企业的具体情况选择基本满意的解决办法。
               差异分析及改进
               IT会计人员将每月、每年成本、收益、工作量、服务水平等的实际数据与相应的预算、计划数据相比较,确定其差额,发现有无例外情况。对存在的例外情况要进行差异分析。
               差异分析是指确定差异的数额,将其分解为不同的差异项目,并在此基础上调查发生差异的具体原因并提出分析报告。通过差异分析,找到造成差异的原因、分清责任、采取纠正行动,以实现降低成本的目的。
 
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