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工具与技术
       组织图和职位描述
       可采用多种形式来记录团队成员的角色与职责,常见的形式有三类:层次结构图、矩阵图和文本格式。无论使用什么方法,目的都是确保每个工作包有明确的责任人,确保全体团队成员都清楚地理解其角色和职责。例如,层级型(层次结构图)可用于规定高层级角色,而文本型更适合用于记录详细职责。
       (1)层次结构图。
       传统的组织结构图以图形方式自上而下地显示各种职位及职位间的相互关系,即组织分解结构(OBS)。另外常用的层级图还有工作分解结构(WBS)和资源分解结构(RBS)。三者的区别如下:
       .组织分解结构:按照组织内现有部门、单位和团队来分解,把项目活动和工作包列在现有的各部门下。这样,一个部门只需找到其所在的组织分界结构位置,就可了解其应承担的项目的所有职责。
       .工作分解结构:按照项目可交付成果进行分解,最后分解为工作包,有助于明确高层次的职责。
       .资源分解结构:按照资源类别对项目进行分解。例如,RBS可以反映集成项目所需的所有工程师以及所需的设备,即使它们分散在WBS和OBS的不同分支中。RBS对于追踪项目成本很有用,并且可与组织的会计系统对接,它可包含人力资源以外的各种资源。
       (2)矩阵型。
       责任分配矩阵(RAM)可用于显示工作包或活动与项目团队成员之间的联系。在大型项目中,可在多个层次上制订RAM。RAM能反映与每个人相关的所有活动以及与每项活动相关的所有人员。它也可以确保任何一项任务都只有一个人负责,从而避免混乱。RAM的一个例子是RACI(执行、负责、咨询和知情)图,如下图所示。虽然图中的显示比较详细,但职责分配矩阵可以用不同的详细程度来说明各项职责,其中的人员可以是个人或小组。
       
       RACI图示例
       R=执行A=负责C=咨询I=知情
       (3)文本型。
       如果需要详细描述团队成员的职责,则可以采用文本格式。文本格式文件通常以概述的形式提供诸如职责、职权、能力和资格等方面的信息。这种文件有多种名称,如职位描述、角色-职责-职权表。该文件可作为未来项目的模板。
       人际交往
       人际交往是指在组织、行业或职业环境中与他人的正式或非正式互动。人员配备管理的有效性会受各种政治与人际因素的影响。人际交往是了解这些政治与人际因素的有益途径。通过成功的人际交往,增长与人力资源有关的知识,如胜任力、专门经验和外部合作机会,增加获取人力资源的途径,从而改进人力资源管理。
       人际交往活动的例子包括主动写信、午餐会、非正式对话(如会议和活动)、贸易洽谈会和座谈会。人际交往在项目初始时特别有用,并可在项目期间及项目结束后有效促进项目管理职业的发展。
       组织理论
       组织理论阐述个人、团队和组织部门的行为方式。有效利用组织理论中的通用知识,可以节约编制人力资源管理计划的时间、成本及人力投入,提高规划工作的效率。在不同的组织结构中,人们可能有不同的表现、不同的业绩,可能展现出不同的交际特点。认识到这一点是非常重要的。此外,可以根据组织理论灵活使用领导风格,以适应项目生命周期中团队成熟度的变化。
未完............


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